...
| Feldname | Beschreibung | Kommentar / Querverweise (QV) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Name | Geben Sie dem Workflow einen bezeichnenden Namen. | Die Eingabe eines Namens in der Hauptsprache der Instanz ist Pflicht. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Beschreibung | Falls gewünscht, können hier weitergehende Beschreibungen in den angebotenen Sprachen erfasst werden. Es werden nur die Felder angezeigt, die als Systemsprachen für den Mandanten konfiguriert sind. | Diese erscheinen als Mouseover beim Button (falls es einen Triggerbutton gibt). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Text Key | tbd: Aus welchem Grund wurde das eingeführt - und was ist Sinn und Zweck? | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Betreff editierbar für Erfasser | Per default nicht selektiert. Falls die Option ausgewählt wird, muss ein Endbenutzer beim Starten des Workflows manuell einen Betreff eingeben. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Beschreibung editierbar für Erfasser | Per default nicht selektiert. Falls die Option ausgewählt wird, kann ein Endbenutzer beim Starten des Workflows manuell ein Beschreibung eingeben. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Mehrere Instanzen pro Objekt zulassen | Per default selektiert. Das bedeutet, dass pro Objekt mehrere gleichzeitig laufende Workflows dieses Typs erlaubt sind. (Erfassung nicht für alle Objekte relevant.) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Status | Ausprägungen: Aktiv / Pausiert / Gelöscht Für Neuerfassungen ist 'Aktiv' vorselektiert i.d.R. zutreffend. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Objekt | Üblicherweise beziehen sich die Workflows auf folgende Objekte:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Trigger | Hier legen Sie fest, wo in der Maske bzw. wann (und implizit durch wen) der Workflow gestartet werden kann bzw. gestartet wird. Je nach Objekt, auf das sich der Workflow bezieht, sind nicht alle Triggerpunkte relevant (nutzbar).
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Erinnerung vor Fälligkeit | Geben Sie eine Anzahl Tage ein, falls Sie eine Erinnerung vor Fälligkeit einer Pendenz wünschen. Die Einstellung ist für den gesamten Workflow bzw. alle Pendenzen daraus gültig. Es erfolgt nur eine einmalige Erinnerung (nächtliche Stapelverarbeitung). | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Mahnung bei überfälligem Workflowschritt | Ausprägungen: Täglich / Wöchentlich am Montag Sollte eine Pendenz am vorgegebenen Fälligkeitsdatum noch unbearbeitet sein, wird der Benutzer, bei dem der aktuelle Workflowschritt hängig ist, via Email erinnert. Diese Erinnerungen können an den Arbeitstagen oder auch nur wöchentlich montags verschickt werden. | Zu 'montags': die Erinnerungen werden gebündelt an den Nutzer verschickt, um dessen Aufmerksamkeit für den Inhalt aufrecht zu erhalten ('gefühlten Spam' vermeiden). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Editierbare Objektfelder während Workflow | Ausprägungen: Alle Felder (Default) / Keine Felder / Keine Felder ausser Kommentare / Anhänge Bestimmen Sie, welche Felder des Objektes editierbar sein sollen, wenn dieser Workflow-Typ am | laufen Laufen ist. Die Einstellung ist für den gesamten Workflow bzw. alle Pendenzen daraus gültig. (Erfassung nicht für alle Objekte relevant.) | neu ab Version 2.29 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Tag bei Start | Ermöglicht das setzen einer Zusatzinformation auf dem Objekt wenn ein Workflow gestartet wurde. Ein Beispiel-Anwendungsfall: Approval-Prozess läuft | neu ab Version 2.29 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Tag bei Abschluss | Ermöglicht das setzen einer Zusatzinformation auf dem Objekt wenn ein Workflow erfolgreich abgeschlossen wurde. Ein Beispiel-Anwendungsfall: Approval erteilt | neu ab Version 2.29 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| TBD (dzt. Reject Option) | Hier können Sie definieren, welche Optionen das System dem Nutzer für den Fall einer Zurückweisung anbieten soll. Ausprägungen sind:
Falls die Selektion das 'Beenden' beinhaltet, wird ein neuer Schritt 'Schritte bei Beenden' am Ende der Workflow-Konfiguration hinzugefügt. Dort werden Instruktionen bezüglich dem Schliessen des Workflows erfasst (Details siehe im nächsten Kapitel). | Nach Abschluss löschen (T) | neu ab Version 2. | 2932 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Tag bei Start | Ermöglicht das Setzen einer Zusatzinformation auf dem Objekt wenn ein Workflow gestartet wurde. Ein Beispiel-Anwendungsfall: Approval-Prozess läuft (nur für Issues relevant) | neu ab Version 2.29 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Tag bei Abschluss | Ermöglicht das Setzen einer Zusatzinformation auf dem Objekt wenn ein Workflow erfolgreich abgeschlossen wurde. Ein Beispiel-Anwendungsfall: Approval erteilt (nur für Issues relevant) | neu ab Version 2.29 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Nach Abschluss löschen (T) | Geben Sie eine Anzahl Tage ein, falls Sie Pendenzen aus diesem Workflowtypen nach X Tagen automatisch löschen wollen. Der Batch GeneralHousekeepingJob wird dann nachts entsprechende (abgeschlossene) Workflow-Pendenzen löschen. | neu ab Version 2.29 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Trigger Condition | Wenn ein Workflow nur unter bestimmten Bedingungen gestartet werden darf, so ist das hier zu definieren. Die Bedingungen müssen mit Spring Expression Language geschrieben sein. Folgendes sind übliche Standardfälle, für die wir Ihnen gerne eine entsprechende Bedingung zur Verfügung stellen:
| Trigger Condition |
| Sollten Sie die Auslösung des Workflows an eine konkrete Bedingung knüpfen wollen, so sind wir Ihnen mit der Codierung gerne behilflich. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Zusatzfelder | Hier können Sie festlegen, welche Zusatzfelder im Workflow angezeigt werden sollen. Es stehen grundsätzlich alle Felder vom Typ 'Anfrage Zusatzfeld' zur Auswahl. (Welche Felder in welcher Maske angezeigt und/oder editiert werden sollen, wird bei der Definition der Schritte festgelegt.) Definieren Sie für die selektierten Felder:
Mit diesen Angaben übersteuern Sie die Einstellungen, die für den Feldtyp hinterlegt sind (angezeigt in grau, nicht editierbar). Die Übersteuerung gilt nur für den vorliegenden Workflow. | QV: Admin → Modulkonfigurationen → Custom Fields; Filter 'Typ' = 'Anfrage Zusatzfeld' | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Initiator | Es besteht die Möglichkeit, für die Definition des Initiators (d.h. wer darf diesen Workflow starten?) entweder auf zuvor angelegte 'Empfänger' zurückzugreifen (siehe QV), oder diesen explizit nur für den vorliegenden Workflow zu definieren. Je nach Selektion von 'Spezifisch definiert' (vorselektiert) bzw. 'Existierenden Empfänger verwenden' ändern sich daher die anschliessenden Eingabefelder. | QV: siehe oben; Admin → Modulkonfigurationen → Workflow → Empfänger | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Initiator (Drop-Down) (nur angezeigt bei 'Existierenden Empfänger verwenden') | Selektieren Sie den existierenden 'Empfänger', den Sie als Initiator für den vorliegenden Workflow setzen möchten. Es werden nur die Empfänger im Drop-Down angezeigt, bei denen der Flag 'Kann Initiator sein' gesetzt ist. | QV: Admin → Modulkonfigurationen → Workflow → Empfänger |
Speichern Sie die allgemeinen Eingaben, bevor Sie mit der Definition der gewünschten Schritte beginnen, denen der Workflow folgen soll, bzw. generell bevor Sie von der Maske weg navigieren.
...
| Feldname | Beschreibung | Kommentar / Querverweise (QV) | |||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Kollektiv | Hier legen Sie fest, ob jeder Pendenzen-Empfänger seine eigene Pendenz erhalten soll oder ob eine Kollektiv-Pendenz erstellt wird, die alle Empfänger bearbeiten können. | Beispiel-Anwendungsfall: Aus einer Gruppe von 10 Leuten müssen mind. 2 ein Dokument freigeben. Selektieren Sie "Kollektiv" und setzen Sie die Anzahl auf 2, damit Sie ein 4-Augen-Prinzip gewährleisten können. | |||||||||||||||||
| Anzahl erforderlicher Einreicher | Nur relevant für Kollektiv-Pendenzen Hier legen Sie fest, wie viele der Pendenzen-Empfänger eine Bewilligung oder eine Quittierung geben müssen, damit der Schritt als erledigt betrachtet wird und der Workflow weitergeht. | ||||||||||||||||||
| Custom Mail Prefix Key | Wenn Sie das Feld leer lassen, werden allgemeine Default-Texte verwendet. Eine Prefix-Eingabe ermöglicht Workflow-spezifische Emailtexte. | Wir empfehlen das Definieren von konkreten Texten und helfen Ihnen gerne beim Anlegen. | |||||||||||||||||
Geplante Wiedereinreichdauer (Tage) | Nur relevant für den ersten Schritt für den Fall, dass eine Pendenz abgelehnt / zurückgewiesen wird. Hier legen Sie fest, wie viele Tage - beginnend mit der Zurückweisung der Pendenz - dem Nutzer für deren Wiedereinreichung gewährt werden (bevor das 'Mahnverfahren' wie definiert anläuft). | ||||||||||||||||||
| Geplante Dauer (Tage) | Hier legen Sie fest, wie viele Tage - beginnend mit der Zuteilung der Pendenz - dem Nutzer für deren Erledigung gewährt werden (bevor das 'Mahnverfahren' wie definiert anläuft). | ||||||||||||||||||
Adhoc Mitarbeiter als Empfänger (Typ 'Benachrichtigung') | Hier legen Sie fest, ob beim Starten des Workflows ein spezifischer Mitarbeiter als Empfänger definiert werden darf oder muss. | ||||||||||||||||||
System Step Implementation (Typ 'System') | Das System ermöglicht diverse vorprogrammierte System-Steps, die in der automatischen Verarbeitung von Workflows hilfreich sein können:
|
Sie können sich für die Erfassung weiterer Schritte entscheiden (zu erstellen vor oder nach dem vorliegenden Schritt). Vergessen Sie nicht, Ihre Erfassungsarbeit mit 'Speichern: Schritt...' zu sichern.
|
Sie können sich für die Erfassung weiterer Schritte entscheiden (zu erstellen vor oder nach dem vorliegenden Schritt). Vergessen Sie nicht, Ihre Erfassungsarbeit mit 'Speichern: Schritt...' zu sichern.
Danach ist Ihr neuer Workflow fertig und zur Ausführung bereit.
Optional: Schritte bei Beenden
Sofern Sie in den Basisdaten konfiguriert haben, dass während des Workflows ein Beenden möglich ist ('Reject Option' - Name TBD), definieren Sie hier, wie das System sich in diesem Fall verhalten soll. Die Erfassung folgt den gleichen Regeln wie oben beschrieben. Sie können auch hier beliebig viele Schritte konfigurieren.
Danach ist Ihr neuer Workflow fertig und zur Ausführung bereit.
Tatsächlich ausgelöste Flows finden Sie unter unter Admin → Workflows gelistet. Durch Filtern des Workflowtyps gewinnen Sie schnell eine Übersicht über Nutzung und Ablauf Ihres Workflows.
...