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Feldname | Beschreibung | Kommentar / Querverweise (QV) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Name | Geben Sie dem Workflowtypen einen bezeichnenden Namen. | Die Eingabe eines Namens in der Hauptsprache der Instanz ist Pflicht. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Beschreibung | Falls gewünscht, können hier weitergehende Beschreibungen in den angebotenen Sprachen erfasst werden. Es werden nur die Felder angezeigt, die als Systemsprachen für den Mandanten konfiguriert sind. | Diese erscheinen als Mouseover beim Button (falls es einen Triggerbutton gibt). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Text Key | Technische Kurzbezeichnung eines Workflowtyps, auf die dann referenziert werden kann (z.B: "EX_VAL" für Expection Validierungs Workflow). Anwendungsfälle: Spezifische Emailtexte definieren, die für alle gleichartigen Steps dieses Workflows gelten oder aber auch referenzieren auf Instanzen dieses Workflow-Typen (z.B. periodischer Review-Workflow soll 6 Monate nach letztem erfolgreich durchgeführten Review zum Objekt erneut starten). | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Betreff editierbar für Erfasser | Per default nicht selektiert. Falls die Option ausgewählt wird, muss ein Endbenutzer beim Starten des Workflows manuell einen Betreff eingeben. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Beschreibung editierbar für Erfasser | Per default nicht selektiert. Falls die Option ausgewählt wird, kann ein Endbenutzer beim Starten des Workflows manuell ein Beschreibung eingeben. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Mehrere Instanzen pro Objekt zulassen | Per default selektiert. Das bedeutet, dass pro Objekt mehrere gleichzeitig laufende Workflows dieses Typs erlaubt sind. (Erfassung nicht für alle Objekte relevant.) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Status | Ausprägungen: Aktiv / Pausiert / Gelöscht Für Neuerfassungen ist 'Aktiv' vorselektiert i.d.R. zutreffend. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Objekt | Üblicherweise beziehen sich die Workflows auf folgende Objekte:
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Trigger | Hier legen Sie fest, wo in der Maske bzw. wann (und implizit durch wen) der Workflow gestartet werden kann bzw. gestartet wird. Je nach Objekt, auf das sich der Workflow bezieht, sind nicht alle Triggerpunkte relevant (nutzbar).
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Erinnerung vor Fälligkeit | Geben Sie eine Anzahl Tage ein, falls Sie eine Erinnerung vor Fälligkeit einer Pendenz wünschen. Die Einstellung ist für den gesamten Workflow bzw. alle Pendenzen daraus gültig. Es erfolgt nur eine einmalige Erinnerung (nächtliche Stapelverarbeitung). | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Mahnung bei überfälligem Workflowschritt | Ausprägungen: Täglich / Wöchentlich am Montag Sollte eine Pendenz am vorgegebenen Fälligkeitsdatum noch unbearbeitet sein, wird der Benutzer, bei dem der aktuelle Workflowschritt hängig ist, via Email erinnert. Diese Erinnerungen können an den Arbeitstagen oder auch nur wöchentlich montags verschickt werden. | Zu 'montags': die Erinnerungen werden gebündelt an den Nutzer verschickt, um dessen Aufmerksamkeit für den Inhalt aufrecht zu erhalten ('gefühlten Spam' vermeiden). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Editierbare Objektfelder während Workflow | Ausprägungen: Alle Felder (Default) / Keine Felder / Keine Felder ausser Kommentare / Anhänge Bestimmen Sie, welche Felder des Objektes editierbar sein sollen, wenn dieser Workflow-Typ am Laufen ist. Die Einstellung ist für den gesamten Workflow bzw. alle Pendenzen daraus gültig. (Erfassung nicht für alle Objekte relevant.) | neu ab Version 2.29 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Zurückweisungsoptionen | Hier können Sie definieren, welche Optionen das System dem Nutzer für den Fall einer Zurückweisung anbieten soll. Ausprägungen sind:
Falls die Selektion das 'BeendenEndgültig ablehnen' beinhaltet, wird ein neuer Schritt 'Schritte bei BeendenAblehnung' am Ende der Workflow-Konfiguration hinzugefügt. Dort werden Instruktionen bezüglich dem Schliessen des Workflows erfasst (Details siehe im nächsten Kapitel). | neu ab Version 2.32 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Wenn keine Entität vorliegt | Hier können Sie definieren, welche Optionen benutzt werden soll, wenn es noch keine entsprechende Objekt gibt. Ausprägungen sind:
| aktuell nur für Objektarten "Dokument" und " Prozess" verfügbar | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Tag bei Start | Ermöglicht das Setzen einer Zusatzinformation auf dem Objekt wenn ein Workflow gestartet wurde. Ein Beispiel-Anwendungsfall: Approval-Prozess läuft | neu ab Version 2.29 für Issues | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Tag bei Abschluss | Ermöglicht das Setzen einer Zusatzinformation auf dem Objekt wenn ein Workflow erfolgreich abgeschlossen wurde. Ein Beispiel-Anwendungsfall: Approval erteilt | neu ab Version 2.29 für Issues geplant für Actions | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Nach Abschluss löschen (T) | Geben Sie eine Anzahl Tage ein, falls Sie Pendenzen aus diesem Workflowtypen nach X Tagen automatisch löschen wollen. Der Batch GeneralHousekeepingJob wird dann nachts entsprechende (abgeschlossene) Workflow-Pendenzen löschen. | neu ab Version 2.29 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Trigger Condition | Wenn ein Workflow nur unter bestimmten Bedingungen gestartet werden darf, so ist das hier zu definieren. Die Bedingungen müssen mit Spring Expression Language geschrieben sein. Folgendes sind übliche Standardfälle, für die wir Ihnen gerne eine entsprechende Bedingung zur Verfügung stellen:
| Sollten Sie die Auslösung des Workflows an eine konkrete Bedingung knüpfen wollen, so sind wir Ihnen mit der Codierung gerne behilflich. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Zusatzfelder | Hier können Sie festlegen, welche Zusatzfelder im Workflow angezeigt werden sollen. Es stehen grundsätzlich alle Felder vom Typ 'Anfrage Zusatzfeld' zur Auswahl. (Welche Felder in welcher Maske angezeigt und/oder editiert werden sollen, wird bei der Definition der Schritte festgelegt.) Definieren Sie für die selektierten Felder:
Mit diesen Angaben übersteuern Sie die Einstellungen, die für den Feldtyp hinterlegt sind (angezeigt in grau, nicht editierbar). Die Übersteuerung gilt nur für den vorliegenden Workflow. | QV: Admin → Modulkonfigurationen → Custom Fields; Filter 'Typ' = 'Anfrage Zusatzfeld' | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Initiator | Es besteht die Möglichkeit, für die Definition des Initiators (d.h. wer darf diesen Workflow starten?) entweder auf zuvor angelegte 'Empfänger' zurückzugreifen (siehe QV), oder diesen explizit nur für den vorliegenden Workflow zu definieren. Je nach Selektion von 'Spezifisch definiert' (vorselektiert) bzw. 'Existierenden Empfänger verwenden' ändern sich daher die anschliessenden Eingabefelder. | QV: Admin → Modulkonfigurationen → Workflow → Empfänger | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Initiator (Drop-Down) (nur angezeigt bei 'Existierenden Empfänger verwenden') | Selektieren Sie den existierenden 'Empfänger', den Sie als Initiator für den vorliegenden Workflow setzen möchten. Es werden nur die Empfänger im Drop-Down angezeigt, bei denen der Flag 'Kann Initiator sein' gesetzt ist. | QV: Admin → Modulkonfigurationen → Workflow → Empfänger |
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Danach ist Ihr neuer Workflow fertig und zur Ausführung bereit.
Optional: Schritte bei BeendenAblehnung
Sofern Sie in den Basisdaten konfiguriert haben, dass während des Workflows ein Beenden eine Endgültige Ablehnung (und damit das Beenden des Workflows) möglich ist (Zurückweisungsoption), definieren Sie hier, wie das System sich in diesem Fall verhalten soll. Die Erfassung folgt den gleichen Regeln wie oben beschrieben. Sie können auch hier beliebig viele Schritte konfigurieren.
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