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| Feldname | Beschreibung | Kommentar / Querverweise (QV) |
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| Kann Initiator sein | Nur Empfänger, bei denen dieses Häkchen gesetzt ist, können in der Workflowtyp-Konfiguration als Initiator selektiert werden. | |
Kontroll-Seitwärtsempfänger | Nur Empfänger, bei denen dieses Häkchen gesetzt ist, können als Kontroll-Seitwärtsempfänger in den Empfängergruppen des IKS verwendet werden. | |
Erledigung für andere sichtbar | Gibt es mehrere Pendenzeninhaber, z.B. bei einer Quittierung, dann können Sie mit der (De-)Selektion steuern, ob die Adressaten den Bearbeitungsstand der jeweils anderen sehen können sollen oder nicht. | |
Mitglieder bei Erstellung entfernbar | Wird dieses Häkchen gesetzt, so wird dem Initator eines Workflows gestattet, geplante Empfänger von während dem Workflow zu generierenden Pendenzen schon beim Starten zu löschen. Das System stellt sicher, dass zumindest ein Empfänger vorhanden bleibt. | |
Mitglieder | Mit Klick auf das '+'-Icon erhalten Sie zur Auswahl:
Sie bekommen nur die für Ihre Selektion relevanten Felder angezeigt.
Die Felder und Auswahloptionen sind weitestgehend selbsterklärend, und sie berücksichtigen Ihren individuellen Setup. Neu: Als Optionen für die 'Auflösung' von Mitgliedern werden 'Bei Workflowstart' und 'Bei Schrittstart' angeboten. Diese Funktion bezieht sich auf den gewünschten Zeitpunkt für die Ermittlung des expliziten Users im Fall, dass 'Platzhalter' (z.B. Funktionen oder Benutzerrollen) als 'Mitgliedertyp' verwendet werden. Fazit: Zusätzlich zur expliziten Selektion von Mitarbeitern haben Sie hier eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Empfänger dynamisch zu definieren - via Nutzung von Funktionen, Benutzerrollen, Kontakt-Typen der OE (d.h. abhängig von der OE des Workflow-Objektes), etc. Mit der Option 'Mitarbeiter via Expression hinzufügen' können darüber hinaus gehende, individuelle Regeln abgedeckt werden, bspw. wenn ein Zusatzfeld (Custom Field) des Workflows den Empfänger definiert. Soll diese Funktion verwendet werden, sind wir gerne beim Formulieren der Expression behilflich. Mit dem Setzen eines 'Fallback Empfänger' können Sie dem Risiko entgegenwirken, dass keine Pendenz generiert wird, da das System die Regeln nicht anwenden kann oder kein Ergebnis findet. (Beispiel: OE-Leiter ist nicht gesetzt oder es ist gar keine OE vom entsprechenden Level verfügbar.) |
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| Feldname | Beschreibung | Kommentar / Querverweise (QV) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| Name | Geben Sie dem Workflowtypen einen bezeichnenden Namen. | Die Eingabe eines Namens in der Hauptsprache der Instanz ist Pflicht. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Beschreibung | Falls gewünscht, können hier weitergehende Beschreibungen in den angebotenen Sprachen erfasst werden. Es werden nur die Felder angezeigt, die als Systemsprachen für den Mandanten konfiguriert sind. | Diese erscheinen als Mouseover beim Button (falls es einen Triggerbutton gibt). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Text Key | Technische Kurzbezeichnung eines Workflowtyps, auf die dann referenziert werden kann (z.B: "EX_VAL" für Expection Validierungs Workflow). Anwendungsfälle: Spezifische Emailtexte definieren, die für alle gleichartigen Steps dieses Workflows gelten oder aber auch referenzieren auf Instanzen dieses Workflow-Typen (z.B. periodischer Review-Workflow soll 6 Monate nach letztem erfolgreich durchgeführten Review zum Objekt erneut starten). | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Betreff editierbar für Erfasser | Per default nicht selektiert. Falls die Option ausgewählt wird, muss ein Endbenutzer beim Starten des Workflows manuell einen Betreff eingeben. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Beschreibung editierbar für Erfasser | Per default nicht selektiert. Falls die Option ausgewählt wird, kann ein Endbenutzer beim Starten des Workflows manuell ein Beschreibung eingeben. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Mehrere Instanzen pro Objekt zulassen | Per default selektiert. Das bedeutet, dass pro Objekt mehrere gleichzeitig laufende Workflows dieses Typs erlaubt sind. (Erfassung nicht für alle Objekte relevant.) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Status | Ausprägungen: Aktiv / Pausiert / Gelöscht Für Neuerfassungen ist 'Aktiv' vorselektiert i.d.R. zutreffend. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Objekt | Üblicherweise beziehen sich die Workflows auf folgende Objekte:
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| Trigger | Hier legen Sie fest, wo in der Maske bzw. wann (und implizit durch wen) der Workflow gestartet werden kann bzw. gestartet wird. Je nach Objekt, auf das sich der Workflow bezieht, sind nicht alle Triggerpunkte relevant (nutzbar).
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| Erinnerung vor Fälligkeit | Geben Sie eine Anzahl Tage ein, falls Sie eine Erinnerung vor Fälligkeit einer Pendenz wünschen. Die Einstellung ist für den gesamten Workflow bzw. alle Pendenzen daraus gültig. Es erfolgt nur eine einmalige Erinnerung (nächtliche Stapelverarbeitung). | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Mahnung bei überfälligem Workflowschritt | Ausprägungen: Täglich / Wöchentlich am Montag Sollte eine Pendenz am vorgegebenen Fälligkeitsdatum noch unbearbeitet sein, wird der Benutzer, bei dem der aktuelle Workflowschritt hängig ist, via Email erinnert. Diese Erinnerungen können an den Arbeitstagen oder auch nur wöchentlich montags verschickt werden. | Zu 'montags': die Erinnerungen werden gebündelt an den Nutzer verschickt, um dessen Aufmerksamkeit für den Inhalt aufrecht zu erhalten ('gefühlten Spam' vermeiden). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Editierbare Objektfelder während Workflow | Ausprägungen: Alle Felder (Default) / Keine Felder / Keine Felder ausser Kommentare / Anhänge Bestimmen Sie, welche Felder des Objektes editierbar sein sollen, wenn dieser Workflow-Typ am Laufen ist. Die Einstellung ist für den gesamten Workflow bzw. alle Pendenzen daraus gültig. (Erfassung nicht für alle Objekte relevant.) | neu ab Version 2.29 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Zurückweisungsoptionen | Hier können Sie definieren, welche Optionen das System dem Nutzer für den Fall einer Zurückweisung anbieten soll. Ausprägungen sind:
Sofern bei 'Editierbare Objektfelder während Workflow' 'Keine Felder...' selektiert wurde, wird als Zurückweisungsoption nur 'Endgültig ablehnen' angeboten. Dies, weil der Fall ansonsten in eine 'Sackgasse' führen könnte, da der Adressat keine Handlungsoptionen (Änderung der Daten) hat. Falls die Selektion 'Endgültig ablehnen / Ablehnen' beinhaltet, wird ein neuer Schritt 'Schritte bei Ablehnung' am Ende der Workflow-Konfiguration hinzugefügt. Dort werden Instruktionen bezüglich dem Schliessen des Workflows erfasst (Details siehe im nächsten Kapitel). | neu ab Version 2.32 Hinweis: "Ablehnen" wird synonym zu "Endgültig ablehnen" verwendet um die Auswahloptionen kürzer zu halten | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Wenn keine Entität vorliegt | Hier können Sie definieren, welche Optionen benutzt werden soll, wenn es noch keine entsprechende Objekt gibt. Ausprägungen sind:
| aktuell nur für Objektarten "Dokument" und " Prozess" verfügbar | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Tag bei Start | Ermöglicht das Setzen einer Zusatzinformation auf dem Objekt wenn ein Workflow gestartet wurde. Ein Beispiel-Anwendungsfall: Approval-Prozess läuft | neu ab Version 2.29 für Issues | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Tag bei Abschluss | Ermöglicht das Setzen einer Zusatzinformation auf dem Objekt wenn ein Workflow erfolgreich abgeschlossen wurde. Ein Beispiel-Anwendungsfall: Approval erteilt | neu ab Version 2.29 für Issues geplant für Actions | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Nach Abschluss löschen (T) | Geben Sie eine Anzahl Tage ein, falls Sie Pendenzen aus diesem Workflowtypen nach X Tagen automatisch löschen wollen. Der Batch GeneralHousekeepingJob wird dann nachts entsprechende (abgeschlossene) Workflow-Pendenzen löschen. | neu ab Version 2.29 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Trigger Condition | Wenn ein Workflow nur unter bestimmten Bedingungen gestartet werden darf, so ist das hier zu definieren. Die Bedingungen müssen mit Spring Expression Language geschrieben sein. Folgendes sind übliche Standardfälle, für die wir Ihnen gerne eine entsprechende Bedingung zur Verfügung stellen:
| Sollten Sie die Auslösung des Workflows an eine konkrete Bedingung knüpfen wollen, so sind wir Ihnen mit der Codierung gerne behilflich. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Zusatzfelder | Hier können Sie festlegen, welche Zusatzfelder im Workflow angezeigt werden sollen. Es stehen grundsätzlich alle Felder vom Typ 'Anfrage Zusatzfeld' zur Auswahl. (Welche Felder in welcher Maske angezeigt und/oder editiert werden sollen, wird bei der Definition der Schritte festgelegt.) Definieren Sie für die selektierten Felder:
Mit diesen Angaben übersteuern Sie die Einstellungen, die für den Feldtyp hinterlegt sind (angezeigt in grau, nicht editierbar). Die Übersteuerung gilt nur für den vorliegenden Workflow. | QV: Admin → Modulkonfigurationen → Custom Fields; Filter 'Typ' = 'Anfrage Zusatzfeld' | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Initiator | Es besteht die Möglichkeit, für die Definition des Initiators (d.h. wer darf diesen Workflow starten?) entweder auf zuvor angelegte 'Empfänger' zurückzugreifen (siehe QV), oder diesen explizit nur für den vorliegenden Workflow zu definieren. Je nach Selektion von 'Spezifisch definiert' (vorselektiert) bzw. 'Existierenden Empfänger verwenden' ändern sich daher die anschliessenden Eingabefelder. | QV: Admin → Modulkonfigurationen → Workflow → Empfänger | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Initiator (Drop-Down) (nur angezeigt bei 'Existierenden Empfänger verwenden') | Selektieren Sie den existierenden 'Empfänger', den Sie als Initiator für den vorliegenden Workflow setzen möchten. Es werden nur die Empfänger im Drop-Down angezeigt, bei denen der Flag 'Kann Initiator sein' gesetzt ist. | QV: Admin → Modulkonfigurationen → Workflow → Empfänger |
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