Für jedes Modul der GoCompliant Toolsuite gibt es entsprechende Such- und Exportmöglichkeiten um die Daten automatisiert und nach gewünschter Vorlage in Word oder Excel exportieren zu können.

Hier werden als Grundlage folgende Anwendungsfälle dokumentiert (für unsere Experten ist hier eine weitergehende Dokumentation verfügbar):


Erstellen eines neuen Such-Templates (Kurzversion)

Anwendungsfall: Es werden immer wieder die gleichen Suchkriterien benötigt und der Benutzer möchten diese gerne abspeichern um die Suche jederzeit mit wenigen Klicks wieder starten zu können. Die Such-Templates ermöglichen das Abspeichern und spätere Wiederverwenden von Suchabfragen, sowie der Definition welche Felder in einem anschliessenden Export zur Verfügung stehen sollen. 

Wichtig: wir erklären hier die Erstellung eines Such-Templates für Tasks, die gleiche Funktionalität steht aber auch für Actions, Berichte, Ereignisse und Risk-Assessments zur Verfügung


Suchkriterien eingeben

  • Im Menü IKS → Kontroll-Tasks werden standardmässig nur die offenen Tasks angezeigt.
  • Mit einem Klick auf den Button "Suchoptionen" wird dem Benutzer die Möglichkeit geboten, die Suchkriterien selber zu definieren.




  • In unserem Beispiel suchen wir nach allen abgeschlossenen Tasks, die für das letzte Jahr (jeweils 01.01. - 31.12. des Vorjahres) ausgeführt wurden. 
  • Nach Eingabe der Suchkriterien kann der Benutzer die Suche mit einem Klick auf den Button "Suchen" starten.


Exportieren... (Such-Template definieren)

  • Das System zeigt nun die entsprechenden Suchresultate an: oben sind die eingegebenen Suchkriterien angezeigt, unten in der Liste werden die gefundenen Tasks aufgelistet.
  • Mit einem Klick auf den Button "Exportieren" kann der Benutzer die Export-Einstellungen vornehmen und seine Suche als Such-Template abspeichern (Details sind in den nächsten Schritten ersichtlich) 


Exportfelder definieren (Tab Exportfelder)

  • Auf dem Tab "Exportfelder" kann der Benutzer definieren welche Daten im Export gewünscht sind
  • Wenn der Benutzer die gewünschten Felder ausgewählt hat, wechselt er mittels Button "Als Template speichern" auf den Tab "Template" (welcher bisher nicht sichtbar war).


...


Template benennen und speichern (Tab Template)

  • Bevor man das Template speichern kann, muss mindestens ein Name vergeben werden. Tipp: versuchen für andere sprechende Namen zu setzen! Der Name soll möglichst klar aussagen was hier gesucht / exportiert werden soll. In unserem Beispiel: "Geschlossene Tasks Vorjahr"
  • Anschliessend kann das Template mittels Button "Template speicher" (unten rechts) gespeichert werden.

...




Benutzen eines Such-Templates

Anwendungsfall: ein bereits angelegtes Such-Template oder ein öffentliches Such-Template soll benutzt werden.


In den Suchmasken

  • Im Menü IKS → Kontroll-Tasks werden standardmässig nur die offenen Tasks angezeigt.
  • Mit einem Klick auf den Button "Suchoptionen" wird dem Benutzer die Möglichkeit geboten, ein bestehendes Such-Template auszuwählen.


  • Im Screen mit den Suchkriterien kann oben rechts eines der bestehenden Such-Templates ausgewählt werden.
  • Sobald die Auswahl getroffen ist werden die im Such-Template abgespeicherten Suchkriterien automatisch abgefüllt. 
  • Mit einem Klick auf den Button "Suchen" werden die entsprechenden Kontroll-Tasks gesucht und in der Resultat-Liste angezeigt


  • Via die Buttons "Word exportieren" und "Excel exportieren" können die Resultate direkt in ein entsprechendes File herunter geladen werden. Dabei werden alle im Such-Template definierten Einstellungen (definierte Exportfelder, Namen, Statistiken, ...) berücksichtigt.


Via Schnellauswertungen

  • Such-Templates können als Schnellauswertungen verwendet werden, das heisst sie stehen den Endbenutzern beispielsweise auf "Meine Pendenzen" direkt zur Verfügung.
  • Via Button "Schnellauswertungen" kann der Benutzer ein Template auswählen und angeben ob er die Resultate direkt exportieren oder am Screen sehen will.



Ändern eines bestehenden Such-Templates

Anwendungsfall: ein bestehendes Such-Templates soll / muss angepasst werden (entsprechende Berechtigungen werden vorausgesetzt). 


  • Im Menü IKS → Kontroll-Tasks werden standardmässig nur die offenen Tasks angezeigt.
  • Mit einem Klick auf den Button "Suchoptionen" wird dem Benutzer die Möglichkeit geboten ein bestehendes Such-Template auszuwählen.


  • Im Screen mit den Suchkriterien kann oben rechts eines der bestehenden Such-Templates ausgewählt werden.
  • Sobald die Auswahl getroffen ist werden die im Such-Template abgespeicherten Suchkriterien automatisch abgefüllt.
  • Mit einem Klick auf den Button "Suchen" werden die entsprechenden Kontroll-Tasks gesucht und in der Resultat-Liste angezeigt. 


  • Via Button "Exportieren / Template anpassen..." kann das bestehende Template editiert werden. Dabei können alle gemachten Einstellungen verändert werden. 


  • Hinweis: Alternativ kann der Benutzer auch ohne Suche mit einem Klick auf "Template anpassen..." in den Bearbeitungsmodus wechseln.


  • Mittels Klick auf "Template aktualisieren" werden die Daten aktualisiert und der Tab "Template" wird anschliessend angezeigt.
  • Dort kann unten rechts mit dem Button "Template speichern" die neue Version des Such-Templates gespeichert werden und steht ab diesem Moment allen berechtigten Benutzern in der aktualisierten Version zur Verfügung.


Kopieren eines bestehenden Such-Templates

Anwendungsfall: ein bestehendes Such-Templates soll kopiert und angepasst werden (entsprechende Berechtigungen werden vorausgesetzt). 


  • Wie in "Ändern eines bestehenden Such-Templates" beschrieben, navigiert der Benutzer erst mal in den Bearbeiten-Modus für das entsprechende Such-Template.
  • Bevor er Änderungen vornimmt, wechselt er in den Tab "Template" und erstellt mittels Klick auf den Button "Template kopieren" eine Kopie des Such-Templates. 



  • Nach der Vergabe eines neuen, sprechenden Namens kann die Kopie mittels Button "Template speichern" gespeichert und gemäss den Wünschen des Benutzers angepasst / ergänzt werden.


Löschen eines bestehenden Such-Templates

Anwendungsfall: ein bestehendes Such-Templates muss gelöscht werden (entsprechende Berechtigungen werden vorausgesetzt). 


  • Wie in "Ändern eines bestehenden Such-Templates" beschrieben, navigiert der Benutzer erst mal in den Bearbeiten-Modus für das entsprechende Such-Template.
  • Dann wechselt er in den Tab "Template" und löscht mittels Klick auf den Button "Template löschen" mit sofortiger Wirkung das Such-Template. Es ist ab diesem Moment weder in den Schnellauswertungen noch in den Suchoptionen verfügbar.


  • Wichtiger Hinweis: es gibt keine weitere Abfrage im Sinne von "Sind Sie sicher...?" und auch keine Option das Template wieder zu reaktivieren!


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