Folgende Funktionen stehen dem Benutzer zur Verfügung:
Benutzeranleitungen und andere systembezogene Dokumente können ebenfalls wie hier beschrieben im DMS verwaltet werden, dies allerdings im separaten Menü "Dokumente" → "System". Da dies nur speziell berechtigten Benutzern zur Verfügung steht, wird hier auf die Details verzichtet. |
Je nach Dokumententyp und Enduser-Recht ist der Enduser berechtigt, Dokumente, die für seine Organisationseinheit relevant sind, zu durchsuchen und anzuschauen (Details siehe Abschnitt "Berechtigungen").
Dazu navigiert er ins Menü "Dokumente" → "Zentrale Ablage" und erhält vom System eine Liste der für ihn relevanten Dokumente angezeigt.
Mit einem Klick auf das entsprechende Sprachkürzel (z.B. DE) kann die aktuell gültige Dateiversion eingesehen werden.
Zum Einsehen älterer Dateiversionen siehe Abschnitt "Bearbeiten".
Im linken Teil des Screens wird dem Benutzer eine Ordnerstruktur angezeigt, welche als Standard zwei Ebenen zeigt:
Bei Bedarf kann diese Struktur mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol verändert werden.
Filterfunktion in der Ordnerstruktur: Sobald der Benutzer links auf einen anderen Ordner klickt, werden rechts die dazugehörenden Dokumente angezeigt. Der Filter kann jederzeit mit erneutem Klick auf denselben Ordner entfernt werden.
Bitte beachten, dass dem Benutzer generell nur Schlagworte angezeigt werden, zu denen es Dokumente gibt, die er lesen darf. Das heisst: die linke Ordnerstruktur kann benutzerabhängig anders aussehen aufgrund unterschiedlicher Berechtigungen. Details siehe Abschnitt "Berechtigungen" |
Im rechten Teil des Screens kann man mittels "Freitextsuche" nach einem spezifischen Begriff suchen. Durchsucht werden automatisch alle in der Übersicht angezeigten Informationen (OE, Typ, Titel, Schlagworte, Kommentar, Letzte Änderung durch und Letztes Änderungsdatum).
Mit einem Klick auf das Plus-Icon bei der Freitextsuche, kann man im Anschluss auch nur nach einen bestimmten Titel oder einer bestimmten Dokumenten-Nummer suchen. Die Gross-Kleinschreibung wird nicht geprüft, das heisst es wird "case-insensitive" gesucht.
Mit einem Klick auf die entsprechende Spaltenüberschrift kann die Tabelle entsprechend sortiert werden.
Ein Klick auf den Button "Hinzufügen" ermöglicht das Hochladen von einem oder mehreren Dokumente auf einmal.
Der Benutzer kann vor dem Hochladen folgende Angaben machen:
Diese Angaben müssen für alle Dokumente eines Massen-Uploads übereinstimmen (z.B. können verschiedenen Sprachen nicht auf einmal hochgeladen werden).
Mittels Klick auf den Button "+ Auswählen" können die hochzuladenden Dokumente ausgewählt werden.
Mit einem Klick auf den Button "Hochladen" werden die Dokumente im Tool gespeichert.
Wichtig zu wissen: es ist möglich, zu einem Dokument (z.B. interne Weisung XY) mehrere Dateiversionen zu verwalten. Dies kann genutzt werden, um
Diese Versionen sollten nicht hier hochgeladen werden, denn hier fügt man mit jedem File ein neues Dokument hinzu. Um verschiedene Dateiversionen zu verwalten muss man ein spezifisches Dokument bearbeiten (siehe Abschnitt "Dateiversionen verwalten") |
Dem Benutzer wird angezeigt wie viele Dokumente erfolgreich hochgeladen wurden und diese können von nun an in der "zentralen Ablage" verwaltet werden.
Ein Klick auf das Bleistift-Icon in der Übersicht der Dokumente ermöglicht das Bearbeiten eines bestimmten Dokumentes.
Dabei kann der Benutzer folgende Anpassungen zum Dokument machen:
Mittels "Speichern" oder "Speichern und Zurück" müssen die Angaben im System gespeichert werden.
Der Benutzer kann auch mehrere Dokumente zusammen bearbeiten, dies macht es einfacher Kommentare oder Schlagworte über viele Dokumente einheitlich zu setzen oder bei organisatorischen Veränderungen die OE's entsprechend neu zu setzen.
Dazu klickt der Benutzer als erstes den Button "Mehrere Bearbeiten" um den Bearbeitungs-Prozess zu starten.
Das System ermöglicht dem Benutzer nun alle relevanten Dokumente auszuwählen (entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt):
Nun kann der Benutzer die gewünschten Änderungen am Dokument vornehmen:
Das System zeigt die neuen Werte in der Übersicht an und meldet dem Benutzer die erfolgreiche Speicherung
Screenshot folgt (interne Referenz: TOOL-371)
Im Bearbeitungsmodus können einzelne Dateiversionen oder auch das ganze Dokument gelöscht werden.
Technische Hintergrund Informationen:
In dem hier gezeigten Beispiel gibt es grundsätzlich zwei Sprachen in denen das Dokument verfügbar ist, also zwei gleichzeitig gültige Versionen des Dokumentes. Es gibt aber zusätzlich auch verschiedene Versionen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt gültig waren. Dies ist in den Feldern "Gültig ab" und "Gültig bis" festgehalten. Der Benutzer kann die Gütigkeit manuell setzen indem er die Daten der zwei Felder befüllt. Das System prüft aber, ob es keine ungewollten Überlappungen oder Lücken gibt.
Hinweise:
Im Abschnitt "Neue Version" können neue Dateiversionen (zusätzliche Sprachen, neue Version einer bestehenden Datei) hochgeladen werden. Wenn der Benutzer bereits beim Hochladen "Gültig ab" angibt, wird das System die letzte Version der entsprechenden Sprache automatisch mit einem entsprechenden "Gültig bis" Datum versehen.
Vorgehen:
Wenn in der Konfiguration des Dokumententyps "Always Visible for Own OU" gesetzt ist, erhalten alle Benutzer (Rolle Enduser) automatisch Lese-Zugriff auf alle zentralen Dokumente die Ihrer eigenen OE oder einer darüber- oder darunterliegenden OE zugewiesen sind. Dokumente in parallelen OE's oder anderen Zweigen der OE-Hierarchie sind nicht sichtbar.
Andernfalls hängt es vom Enduser-Recht ab ("Eigene OE erlaubt"), ob der Enduser diese Leserechte erhält oder nicht.
Adminstratoren (Rolle Admin oder IT Support) werden auf OE berechtigt und dürfen nur Dokumente inner- oder unterhalb dieser OE bearbeiten. Zentrale Dokumente in darüberliegenden OE's dürfen nur gelesen nicht aber bearbeitet werden. Dies ermöglicht eine Administration von Dokumenten auf einer höher liegenden OE für alle darunterliegenden Einheiten aber nicht umgekehrt.
Übersicht über die Berechtigungen sind unter Rollen und Rechte zu finden.