Im Rahmen des Action Trackings werden die Benutzer mit verschiedenen Emails automatisch informiert. Das System erinnert, warnt und eskaliert fällige Actions je nach Einstellungen im Actiontyp- und OE-Setup.
Details zum Action-Setup siehe auch folgende Links und Themen:
Beim Setup stellt sich immer mal wieder die Frage, an wen und wann genau Emails versendet werden. Aus diesem Grund haben wir die wichtigsten Regeln hier im Wiki kurz zusammengestellt.
Inhalt dieser Seite:
Grundsätzlich wird im Standard immer der aktuell zuständige Benutzer (oder die Gruppe der zuständigen Benutzer) informiert. Dies kann je nach Status der Action eine andere Person sein. Welche Personen/Rollen dabei überhaupt relevant sind, ist vom konkreten Action-Typ-Setup (insbesondere vom konfigurierten Workflow) abhängig. Üblicherweise werden bei Statusübergängen Informations-Emails verschickt.
Beispiele zur Veranschaulichung:
Im Actiontyp-Setup wird definiert, ob Eskalations-Emails verschickt werden sollen. Sie sind per Default ausgeschaltet und können bei Bedarf aktiviert werden. Dabei sind zwei Eskalationsstufen möglich:
Für jede Stufe wird separat angegeben, ob und wenn ja wie viele Tage nach der Fälligkeit für diesen Actiontyp eskaliert werden soll. Es können auch beide Stufen benutzt werden.
Die Seitwärts-Empfänger gelten immer zusätzlich und werden gemäss der angegebenen Rolle und der betroffenen OE ermittelt (Kontakt-Typen der OE oder der nächst höheren OE, die einen entsprechenden Kontakt-Typen aufweist). Sie gelten sowohl für Erinnerungs-, Warnung- und Eskalations-Emails und betreffen immer die Original-Emails.
Die zeitlichen Aspekte werden alle im Actiontyp definiert.
Die Eskalation findet immer nur genau einmal statt
Die Erinnerungs-Emails werden einmal pro festgelegtem Tag ausgelöst (es sind mehrere Zeitpunkte möglich - im obigen Beispiel ersichtlich)
Ab Release 2.23 können bei speziellen Bedürfnissen zusätzliche Benachrichtigungen via Custom-Workflows ausgelöst werden. Beispiele:
Wichtig: diese Benachrichtigungen sind unabhängig von den Standard-Emails und enthalten eigene/speziell angelegte Texte für maximale Flexibilität.