Als erstes haben wir eine Übersicht der verschiedenen Rollen erstellt.
Diese ist hierarchisch aufgebaut: klicken Sie die Rolle auf und Sie sehen unterliegende(n) Rolle(n) zum Vorschein kommen:
Eine Übersicht über die wichtigsten Rollen und deren Rechte sind in der ersten Tabelle ersichtlich. Primäres Ziel ist es hier, eine einfache Lösung für die wichtigsten Rollen anzubieten, um eine transparente und effiziente Benutzerverwaltung inklusive Berechtigungen zu ermöglichen. Die Rollen Expert, Viewer, Coordinator und Admin können bei Bedarf feingranularer aufgeteilt werden, Details dazu mit den entsprechenden Berechtigungs-Zuteilungen sind in der zweiten Tabelle dargestellt.
Die grossgeschriebenen Bezeichnungen (z.B. ENDUSER) kommen bei der Rechtesynchronisation via LDAP zum Tragen, siehe LDAP (Active Directory) Systemparameter, Parameter LDAP_SECURITY_GROUPS_MAPPING.
Übersicht:
| Berechtigung | Enduser | Viewer | Expert | Admin | IT Support |
| (ENDUSER) | (VIEWER) | (EXPERT) | (ADMIN) | (IT_SUPPORT) | |
| Anwendungsbeispiel | Mitarbeiter | internal Audit | IKS-Verantwortlicher | Admin für OE | System Verantwortlicher |
| Lesen Kontroll-Setup | X | X | X 9) | ||
| Bearbeiten Kontroll-Setup | X | X 9) | |||
| Lesen Kontroll-Task | X 11) | X | X | X 9) | |
| Support leisten für Kontroll-Task 8) | X 9) | ||||
| Bearbeiten eigener/delegierter Kontroll-Tasks | X | ||||
| Abschliessen eigener/delegierter1) Kontroll-Tasks | X | ||||
| Lesen Bericht | X 13) | X 14) | X 14) | X 14) | |
| Bearbeiten Action/Bericht | X 14) | X 14) | |||
| Erstellen Action | X 2) | X 14) | X 14) | ||
| Lesen Action | X 11) | X 14) | X 14) | X 14) | |
| Support leisten für Action 8) | X 14) | ||||
| Erfassen Implementierungs-Fortschritt | X3) | X 14) | X 14) | ||
| Abschliessen Action | X4) | X 14) | |||
| Lesen Risiko/Prozess | X | X | X 9) | ||
| Bearbeiten Risiko/Prozess | X | X 9) | |||
| Verknüpfen Risiko/Prozess | X | X 9) | |||
| Lesen Risiko Assessment | X | X | X | X 9) | |
| Bearbeiten Risiko Assessment | X | X 9) | |||
| Benutzer wechseln | X 9) | ||||
| Bearbeiten Stellvertreter | X | X | X 9) | ||
| Lesen Benutzerrechte | X | X 9) | |||
| Bearbeiten Benutzerrechte | X | X 9) | |||
| Bearbeiten Mitarbeiter/Organisationseinheiten | X | X 9) | |||
| Bearbeiten System Konfiguration | X | X | |||
| Lesen System Parameter/BatchJobs | X | X | |||
| Bearbeiten Workflows | X | X | |||
| Bearbeiten System Parameter/BatchJobs | X | ||||
| Lesen Ereignisse | X 11) | X 12) | X 12) | X 12) | |
| Bearbeiten Ereignisse | X 12) | X 12) | |||
| Lesen Dokument 9) | X 11) | X | X | X | X 9) |
| Bearbeiten (zentrales) Dokument 9) 10) | X | X 9) |
Weitere Rollen, feingranular aufgeteilt je nach Tätigkeitsgebiet:
| Berechtigung | Control Expert | Control Viewer | Action Expert | Action Viewer | Risk Expert | Risk Viewer | Incident Expert | Incident Viewer | Document Admin | Document Viewer | User Admin | Coordinator | Control Coordinator | Action Coordinator |
(CONTROL_ | (CONTROL_ | (ACTION_ | (ACTION_ | (RISK_ | (RISK_ | (INCIDENT_ EXPERT) | (INCIDENT_ VIEWER) | (DOCUMENT_ADMIN)* | (DOCUMENT_VIEWER)* | (USER_ ADMIN) | (COORDINATOR) | (CONTROL_ COORDINATOR) | (ACTION_ COORDINATOR) | |
| Hinweise | IKS (Interne Kontrollen) | IA (Issues & Actions) | Risikomanagement | Operationelle Ereignissse | DMS (Dokumente) | Administration | Sehr selten verwendet | |||||||
| Lesen Kontroll-Setup | X | X | X | X | ||||||||||
| Bearbeiten Kontroll-Setup | X | |||||||||||||
| Lesen Kontroll-Task | X | X | X | X | ||||||||||
| Support leisten für Kontroll-Task 8) | X | X | ||||||||||||
| Bearbeiten eigener/delegierter Kontroll-Tasks | ||||||||||||||
| Abschliessen eigener/delegierter1) Kontroll-Tasks | ||||||||||||||
| Lesen Bericht | X 14) | X 14) | ||||||||||||
| Bearbeiten Action/Bericht | X 14) | |||||||||||||
| Erstellen Action | X 14) | |||||||||||||
| Lesen Action | X 14) | X 14) | X 14) | X 14) | ||||||||||
| Support leisten für Action 8) | X 14) | X 14) | ||||||||||||
| Erfassen Implementierungs-Forschritt | X 14) | X 14) | X 14) | |||||||||||
| Abschliessen Action | X 14) | X 14) | ||||||||||||
| Lesen Risiko/Prozess | X | X | ||||||||||||
| Bearbeiten Risiko/Prozess | X | |||||||||||||
| Verknüpfen Risiko/Prozess | X | X | X | |||||||||||
| Lesen Risiko Assessment | X | X | ||||||||||||
| Bearbeiten Risiko Assessment | X | |||||||||||||
| Benutzer wechseln | X | X | X | |||||||||||
| Bearbeiten Stellvertreter | X | X | X5) | X6) | ||||||||||
| Lesen Benutzerrechte | X | X | X | X | ||||||||||
| Bearbeiten Benutzerrechte | X | |||||||||||||
| Bearbeiten Mitarbeiter/Organisationseinheiten | X | |||||||||||||
| Bearbeiten System Konfiguration | ||||||||||||||
| Lesen System Parameter/BatchJobs | ||||||||||||||
| Bearbeiten Workflows | ||||||||||||||
| Bearbeiten System Parameter/BatchJobs | ||||||||||||||
| Lesen Ereignisse | X 12) | X 12) | ||||||||||||
| Bearbeiten Ereignisse | X 12) | |||||||||||||
| Lesen Dokument 9) | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X |
| Bearbeiten (zentrales) Dokument 9) 10) | X | |||||||||||||
*noch nicht umgesetzt in der Rechte-Synchronisation
Fussnoten und Details:
1) wenn delegiert mit Abschliessen
2) wenn der Actiontyp die Erstellung von Enduser erlaubt
3) nur wenn "darf bearbeiten" Checkbox für Action Owner selektiert ist
4) nur wenn "darf bearbeiten" Checkbox für Action Owner selektiert ist & Enduser = Primary Action Owner ist
5) nur für Kontrollen
6) nur für Action
7) inkl. Überwachung / Hochladen von Bewertungsgrundlagen
8) via Benutzer wechseln
9) Reichweiten sind: OE
10) im Sinne von «zentralen» Dokumenten – bei Attachments (z.B. bei Tasks / Actions, ...) wird dieses Recht nicht abgefragt
11) mit eigener OE
12) geprüft werden OE UND Incident Type
13) nur wenn der Enduser in einem spezifischen Bericht "zusätzliche Leseberechtigung" erhält
14) geprüft werden OE UND Action Type
Scopes bestimmen die Reichweiten der Berechtigungen
Je nach Rolle sind verschiedene Scope-Einschränkungen möglich. Scopes bestimmen die Reichweite / Gültigkeitsgebiet der Rechte.
So können Rechte nur für eine bestimmte OE vergeben und sehr fein granular gemäss "Need-to-know"-Prinzip vergeben werden.
Nachfolgend die in der Applikation vorhandenen Scopes zur Übersicht. Hinweis: nicht alle Scopes sind für jede Rolle relevant. So sind beispielsweise die Administratoren des Systems nicht nach Typen getrennt und können alle Typen zu einem Themenbereich administrieren, während die Expertenrechte für bestimmte Typen vergeben werden können. Als Extremfall sei hier speziell die Rolle IT Support erwähnt: wenn man dieser Rolle keinerlei Scope zuteilt (weder OE noch Typen der verschiedenen Objekte), kann man einer Person die Systemkonfiguration ermöglichen, ohne dass sie irgendwo erfasste Daten sieht.
| Scope | Erklärung | Details und Hinweise |
|---|---|---|
| OE | bestimmt für welche Organisationseinheiten die Rolle vergeben wird | Die genannte OE’s und alle darunter liegenden werden dem Benutzer freigeschaltet. Mehrfach-Nennungen sind möglich. |
| Ereignis-Typen | ermöglicht die Einschränkung auf bestimmte Ereignistypen | nur relevant für das Modul OpLoss (Operationelle Ereignisse) |
| Action-Typen | ermöglicht die Einschränkung auf bestimmte Actiontypen | nur relevant für das Modul Action Tracking (IA), ab Release 2.24 möglich |
| Risiko Assessment-Typen | ermöglicht die Einschränkung auf bestimmte Risiko Assessment-Typen | Diese Reichweite wird mit OE kombiniert - falls die OE nicht gefüllt oder das Dropdown bei "Nur ausgewählte RA-Typen" leer ist, erhält der Benutzer keine Rechte auf Risiko Assessments. |
| Dokument-Typen | ermöglicht die Einschränkung auf bestimmte Dokument-Typen | nur relevant für das Modul DMS, falls es relevante Dokumenten-Typen gibt |
| Workflow-Typen | ermöglicht die Einschränkung auf bestimmte Workflow-Typen | nur relevant für Workflows, ab Release 2.22 möglich |
| BCM-Zyklus-Typen | ermöglicht die Einschränkung auf bestimmte BCM-Zyklus-Typen | nur relevant für das Modul BCM |
Zusatzinformationen
Es gibt an einzelnen Stellen zusätzliche Regelungen die betreffend Benutzer-Rechten relevant sein können:
- In Produktion kann ein Administrator seine eigenen Rechte nicht ändern, in den Test-Umgebungen hingegen schon.
- Einzelne Rollen / Scopes sind nur relevant wenn die entsprechenden Module genutzt werden
- teilweise gibt es zusätzliche Einstellungen in den Konfigurationen um weitere Vertraulichkeitsstufen zu definieren, zwei Beispiele:
- "Geschlossener Benutzerkreis" in den OE's
- "Immer sichtbar für eigene OE" im Dokumenten-Typ (DMS)
- Mit dem Release 2.25 wurde am 14.07.2023 die Rolle "System Admin" entfernt, sie kann identisch mit dem IT Support ohne Scopes abgebildet werden
- Man kann IT Support ohne Scopes (OEs, Typen) vergeben. In dem Fall können die Leute mit dieser Rolle folgende Funktionalitäten ausführen:
- Editieren von allen System Parametern
- Editieren von allen Code Tables (konfigurierbare Dropdowns und ihre Einträge)
- Editieren von allen Texten
- Editieren von Workflow-Konfiguration
- Einsicht und Neustarten von Batch Jobs
- Einsicht von nichtverschickten Emails
- Excel-Import Funktionalität über alle Module
- Konfigurieren der Dashboard-Menüs
- Einsicht von technischen Errorlogs
Die Person hat aber insbesondere keine Rechte, Benutzerrechte zu sehen oder ändern. Und auch keine Rechte, Daten zu sehen über das hinaus, was sie bereits via ihren anderen Rollen sieht.