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Begriffsdefinition

In einem Tätigkeitsplan  Kontrollplan definiert der Action Expert drei Elemente:

• welche Kontrolle aus dem Kontroll-Inventar durchgeführt werden soll,
• nach welchem Zeitplan welcher Periodizität die Kontrolle ausgelöst werden soll,
• welche Empfängergruppe Empfängergruppen die ausgelösten Kontroll-Tasks bearbeiten sollsollen.

Übersichtsseite und Neuerstellung

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Eine Übersicht der im System vorhandenen Tätigkeitspläne wird via Menü Kontroll-Setup → Tätigkeitspläne Kontrollpläne wird via Menü "IKS - Interne Kontrollen → Kontrollpläne" angezeigt. Bei Klick auf das Plus-Zeichen deb Button "+ Neu: Kontrollplan" wird ein neuer Tätigkeitsplan Kontrollplan erstellt und die Bearbeitungsseite des neuen Tätigkeitsplan neuen Kontrollplans angezeigt (bezüglich der anderen in der Tabelle zur Verfügung stehenden Funktionen siehe Abschnitt Icons und ihre Funktionen).

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Bearbeitungsseite:

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Elemente

In einem Kontrollplan definiert der Action Expert als erstes die drei zentralen Elemente: welche Kontrolle aus dem Kontroll-Inventar durchgeführt werden soll, nach welcher Periodizität die Kontrolle ausgelöst werden soll und welche Empfängergruppen die ausgelösten Kontroll-Tasks bearbeiten sollen:

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Bearbeitungsseite: Übersteuerung

Auf der Stufe Kontrollplan können die Kontrolldefinitionen via «Übersteuerung Kontrollfelder» jederzeit durch jede Allokation (OE) individuell angepasst werden (z.B. mit anderen Ergebnisanleitung, Links).

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Bearbeitungsseite: Testing Cycles

Neue Funktion (Pilotbetrieb!): Hier kann konfiguriert werden, welche Kontrollpläne auch einen "Testing Cycle" beinhalten sollen (unterschieden wird zwischen "Design Effectivness" und "Operating Effectiveness"). Die entsprechenden Detailkonfigurationen können unter "Admin → Konfig Kontroll-Setup → Testing Configs" vorgenommen werden. 

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Anzeigemodus: Manuelle Auslösung

Öffnet man einen Kontrollplan im Anzeigemodus (siehe Icons und ihre Funktionen), so wird zusätzlich zum Kontrollplan der Kasten Manuelle Auslösung angezeigt. Hier kann der Action Expert manuell einen Kontrollplan auslösen. Dies wird vor allem bei Kontrollplänen verwendet, deren Periodizität On Demand (manuelle Auslösung bei Bedarf) eingestellt ist. Aber auch bei Fehlkonfigurationen (z.B. falsche Empfängergruppe, aufgrund derer die gesamte Auslösung wiederholt werden muss) kann diese Funktion nützlich sein.

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Kontrollzeitraum Start/Ende: Bestimmt, welchen Kontrollzeitraum die manuell ausgelösten Tasks haben sollen.

Ausführungsstart: Bestimmt, wann der Ausführungszeitraum der manuell ausgelösten Tasks beginnen soll.

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OEs unterhalb von: Eine Gruppe kann automatisch zusammengestellt werden, indem OEs unterhalb der hier angegebenen OE berücksichtigt werden. Dabei können die Hierarchiestufen eingeschränkt werden via Von Ebene / Bis Ebene. Mittels Klick auf Anwenden werden die Bereiche dann automatisch ermittelt und in einer Tabelle dargestellt. Ausserdem ist es möglich, die Bereiche weiter einzuschränken, indem verschiedene Filter angewandt werden, via z.B. OE Land Ist Schweiz.

OE manuell hinzufügen: Möchte man den automatisch zusammengestellten Bereichen eine OE manuell hinzufügen (oder die Empfängergruppe komplett manuell zusammenstellen), so kann hier eine OE gesucht und mittels Klick hinzugefügt werden.

Ausführenden manuell hinzufügen: Möchte man den automatisch zusammengestellten Bereichen einen Ausführenden manuell hinzufügen (oder die Empfängergruppe komplett manuell zusammenstellen), so kann hier ein Benutzer gesucht und mittels Klick hinzugefügt werden.

Bearbeitungsseite: 

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Erinnerung/Mahnung an Task-Owner: Wenn aktiviert, wird der Task-Owner (für Ausführung und/oder Signoff) per Mail erinnert bzw. gewarnt, wenn Kontroll-Tasks pendent sind.

Eskalation an Vorgesetzten: Wenn aktiviert, wird per Mail an die Vorgesetzten der Task-Owner eskaliert.

Seitwärts Erinnerung/Mahnung/Eskalation: Bestimmt, wer zusätzlich zu dem Task-Owner bzw. Vorgesetzen in Kenntnis gesetzt werden soll, wenn Tasks erinnert, gemahnt oder eskaliert werden.

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