Referenz auf ein zentrales Dokument
Mit der Verwendung des DMS-Moduls steht dem Benutzer zusätzlich zum "Hinzufügen" eines Dokumentes auch eine "Verlinkung" eines zentralen Dokumentes zur Verfügung. Diese Funktion ist verfügbar in verschiedenen Objekten (Details siehe Abschnitt Weiterführende Details).
Nachfolgend als Beispiel die Kontroll-Definition: Verlinken auf eine zentrale Weisung hilft den Administrationsaufwand zu verringern. Neue Versionen der Weisung werden automatisch angezeigt, ohne dass die Kontroll-Definition verändert werden muss.
Via Button "Hinzufügen" und einem Klick auf "Weisung verlinken" kann ein Dokument aus der zentralen Ablage verlinkt werden.
Nach dem Klick geht ein Fenster auf, in dem der Benutzer die zu verlinkenden, zentralen Dokumente auswählen kann.
Es bestehen diverse Filtermöglichkeiten (gelb markiert im Screen rechts):
- Links in der Dokumentenstruktur kann nach Dokumententyp gefiltert werden
- Oben kann nach OE sowie Titel und/oder Nummer des Dokumentes gesucht werden
Zudem ist
- eine Vorschau auf das Dokument mittels Klick auf das Preview-Symbol möglich
- eine Mehrfach-Auswahl möglich mittels Ctrl- und/oder Shift-Taste.
Mit einem Klick auf den Button "Selektierte hinzufügen" werden die ausgewählten Dokumente der Kontroll-Definition als Link angehängt und sind damit später bei der Kontrollbeschreibung oben im Task ersichtlich.
Zur Veranschaulichung: nach dem Hinzufügen ist das Dokument in der Liste der Anhänge ersichtlich (in der Kontroll-Definition)
Zur Veranschaulichung: im danach ausgelösten Kontroll-Task sind die Dokumente ebenfalls ersichtlich.
Hinweis: Details betreffend "welche Version wird dem Benutzer angezeigt" siehe Abschnitt Weiterführende Details.
Löschen eines Links auf ein zentrales Dokument
Selbstverständlich können Verlinkungen auch wieder gelöscht werden - dazu einfach auf das Papierkorb-Symbol klicken. In diesem Fall wird aber nur die Verknüpfung und nicht das zentrale Dokument gelöscht.
Weiterführende Details zu Anzeige und Versionsverwaltung
Wo genau kann ich verlinken und welche Datei-Versionen zum Dokument werden angezeigt?
Hier erklären wir kurz
- wo man Dokumente hinzufügen / hochladen und zentrale Dokumente verlinken kann und
- welche Dateiversionen im Falle einer Verlinkung angezeigt/herangezogen werden
| Entität | Hinzufügen | Verlinken 1) | |
|---|---|---|---|
| Link möglich? | Gültigkeit: welche Datei-Versionen zum Dokument werden angezeigt? | ||
| Kontrolle | Ja | Ja | Immer aktuelle Version 2) |
| Kontrollplan | Ja | Ja | Immer aktuelle Version 2) |
| Ausgelöste Kontrolle | - | - | Eingefroren bei erstmaligem Speichern des Tasks mit der Version gültig zum Ende des Kontrollzeitraums 3) |
| Task | Ja | Nein | - |
| Action | Ja | Nein | - |
| Report/Issue | Ja | Nein | - |
| Ereignis | Ja | Ja | Immer aktuelle Version 2) |
| Risiko | Ja | Ja | Immer aktuelle Version 2) |
| Prozess | Ja | Ja | Immer aktuelle Version 2) |
| RiskAssessmentFrame | Ja | Ja | Assessment Zeitraum Ende (falls leer: Heute) |
| RiskAssessment | Ja | Ja | Assessment Zeitraum Ende (falls leer: Heute) |
| RiskAssessmentItem | Ja | Ja | Assessment Zeitraum Ende (falls leer: Heute) |
| RiskEstimation | Ja | Nein | - |
1) sofern DMS enabled ist
2) falls keine aktuelle Version vorhanden ist, wird die neuste Version angezeigt (dies kann auch eine in Zukunft gültige Datei sein)
3) falls bei erstmaligem Speichern des Tasks keine gültige Version per Ende des Kontrollzeitraums vorhanden ist, wird die neuste Version "eingefroren" (dies kann auch eine in Zukunft gültige Datei sein)
Was genau wird dem Benutzer angezeigt?
- Benutzer-Sprache
- Grundsätzlich wird dem Benutzer immer versucht die Dateiversion in seiner Benutzer-Sprache anzuzeigen
- Falls es in der Benutzer-Sprache keine Dateiversion gibt, kommt die Hauptsprache der Applikation zum Zug (Systemparameter DEFAULT_LANGUAGE)
- Gültigkeit
Als 2. Argument wird die Gültigkeit berücksichtigt: Details dazu sind in oben stehender Tabelle ersichtlich und vom Ort (Entität) der Verwendung abhängig