Für jedes Modul der GoCompliant Toolsuite gibt es entsprechende Such- und Exportmöglichkeiten um die Daten automatisiert und nach gewünschter Vorlage in Word oder Excel exportieren zu können.
Hier werden für den Anfang einige hilfreiche Tipps und Anweisungen für spezifische Anwendungen dokumentiert, insbesondere da die Funktionalitäten zur Zeit erweitert werden.
Verwendung von verknüpften Objekten
Anwendungsfall: In einem Word-Bericht soll eine Excel-Liste eingefügt werden, die aber in einem bestimmten Format daherkommen soll
Voraussetzungen:
- es ist eine Excel-Datei erstellt worden, die
- die Formatierungsbedürfnisse erfüllt
- aus einem normalen Export-File (z.B. "Risiken nach Kategorie") eine formatierte Version dieser Daten erstellt (mittels Lookups, ...)
- die an einem zentralen Ort gespeichert und für alle Benutzer zugreifbar ist (alternativ kann sie auch lokal gespeichert sein wenn nur ein Benutzer sie verwenden will)
- nennen wir diese Liste für unser Beispiel "Formatierte Risiken nach Kategorie"
- das Word-Template mit der Verknüpfung zur Excel-Date "Formatierte Risiken nach Kategorie" steht bereit (nennen wir das Word-Template "Risikobericht")
Step-By-Step Anweisung
- Erstellen des normalen Export Files "Risiken nach Kategorie" (mit gewünschten Suchkriterien oder ausgewälten Risiken)
- Kopieren des Inhaltes aus diesem File in das Excel "Formatierte Risiken nach Kategorie"
- Speichern
- Nun steht als Zwischenschritt ein aktualisiertes, formatiertes File "Formatierte Risiken nach Kategorie" zur Verfügung (das später im Word angezeigt werden soll)
- Erstellen des Word-Exports "Risikobericht"
- Bearbeitung aktivieren
- Bestätigen, dass die Verknüpfungen aktualisiert werden sollen
- Datei speichern unter dem gewünschten Titel
- sofern automatische Felder wie Titel, Datum,... vorhanden sind: alles markieren (Ctrl & A) und mit F9 aktualisieren (dies kann für Fuss- und kopfzeilen separat auch noch nötig sein)
- Nochmal speichern