Für jedes Modul der GoCompliant Toolsuite gibt es entsprechende Such- und Exportmöglichkeiten um die Daten automatisiert und nach gewünschter Vorlage in Word oder Excel exportieren zu können.
Hier werden für einige hilfreiche Tipps und Anweisungen für spezifische Anwendungen dokumentiert:
Erstellen eines Such-Templates
Anwendungsfall: Sie benötigen immer wieder die gleichen Suchkriterien und möchten diese gerne abspeichern um die Suche jederzeit mit wenigen Klicks wieder starten zu können.
Wichtig: wir erklären hier die Erstellung eines Such-Templates für Tasks, die gleiche Funktionalität steht aber ach für Actions, Berichte, Ereignisse und Risk-Assessments zur Verfügung
Suchkriterien eingeben
- im Menü IKS → Kontroll-Tasks werden standardmässig nur die offenen Tasks angezeigt
- mit einem Klick auf den Button "Suchoptionen" wird dem Benutzer die Möglichkeit geboten die Suchkriterien selber zu definieren
- In unserem Beispiel suchen wir nach allen abgeschlossenen Tasks, die für das letzte Jahr (jeweils 01.01. - 31.12. des Vorjahres) ausgeführt wurden.
- Nach Eingabe der Suchkriterien kann der Benutzer die Suche mit einem Klick auf den Button "Suchen" starten
- Das System zeigt die entsprechenden Suchresultate an
Verwendung von verknüpften Objekten
Anwendungsfall: In einem Word-Bericht soll eine Excel-Liste eingefügt werden, die aber in einem bestimmten Format daherkommen soll
Voraussetzungen:
- es ist eine Excel-Datei erstellt worden, die
- die Formatierungsbedürfnisse erfüllt
- aus einem normalen Export-File (z.B. "Risiken nach Kategorie") eine formatierte Version dieser Daten erstellt (mittels Lookups, ...)
- die an einem zentralen Ort gespeichert und für alle Benutzer zugreifbar ist (alternativ kann sie auch lokal gespeichert sein wenn nur ein Benutzer sie verwenden will)
- nennen wir diese Liste für unser Beispiel "Statistik_Risikobericht"
- das Word-Template mit der Verknüpfung zur Excel-Date "Statistik_Risikobericht" steht bereit (nennen wir das Word-Template "Risikobericht")
Step-By-Step Anweisung
- Erstellen des normalen Export Files "Risiken nach Kategorie" (mit gewünschten Suchkriterien oder ausgewälten Risiken)
- Kopieren des Inhaltes aus diesem File in das Excel "Statistik_Risikobericht"
- Speichern
- Nun steht als Zwischenschritt ein aktualisiertes, formatiertes File "Statistik_Risikobericht" zur Verfügung (das später im Word angezeigt werden soll)
- Erstellen des Word-Exports "Risikobericht"
- Bearbeitung aktivieren
- Bestätigen, dass die Felder und Verknüpfungen aktualisiert werden sollen (jetzt sollten die aktuellen Zahlen aus "Statistik_Risikobericht" angezeigt werden) - Info: es können zwei solche Bestätigungen notwendig sein
- Datei speichern unter dem gewünschten Titel
- sofern automatische Felder wie Titel, Datum,... vorhanden sind: alles markieren (Ctrl & A) und mit F9 aktualisieren (dies kann für Fuss- und kopfzeilen separat auch noch nötig sein)
- Nochmal speichern
Verwendung von Parametern in Dokument-Vorlagen
| Anzuzeigende Informationen | Parameter in Dokumentenvorlage | Beispiel nach Export |
|---|---|---|
Risiko-Assessment Titel | [Bezeichung und Jahr] | Assessment Strategierisiken - ASR 2019 |
| Bereich | [Area] | HR |
| Zusatzfelder | [Zusatzfeldname] | |
Hinweise:
- Parameter können in Kopf- und Fusszeilen nicht verwendet werden
- Parameter können sosol als Überschriften oder auch innerhalb von Text-Abschnitten verwendet werden