Such-Templates & Export-Funktionalitäten

Für jedes Modul der GoCompliant Toolsuite gibt es entsprechende Such- und Exportmöglichkeiten um die Daten automatisiert und nach gewünschter Vorlage in Word oder Excel exportieren zu können.

Hier werden für einige hilfreiche Tipps und Anweisungen für spezifische Anwendungen dokumentiert:

Erstellen eines neuen Such-Templates (Kurzversion)

Anwendungsfall: Sie benötigen immer wieder die gleichen Suchkriterien und möchten diese gerne abspeichern um die Suche jederzeit mit wenigen Klicks wieder starten zu können. Die Such-Templates ermöglichen das Abspeichern und spätere Wiederverwenden von Suchabfragen, sowie der Definition welche Felder in einem anschliessenden Export zur Verfügung stehen sollen. 

Wichtig: wir erklären hier die Erstellung eines Such-Templates für Tasks, die gleiche Funktionalität steht aber auch für Actions, Berichte, Ereignisse und Risk-Assessments zur Verfügung

Benutzen eines neuen Such-Templates

Anwendungsfall: Sie haben sich ein Such-Template angelegt oder wollen ein öffenliches Such-Template benutzen.

Ändern eines bestehenden Such-Templates

Anwendungsfall: Sie wollen/müssen ein bestehendes Such-Templates anpassen (entsprechende Berechtigungen werden vorausgesetzt). 

• bestehende Such-Templates können gelöscht werden (entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt) 

Kopieren eines bestehenden Such-Templates

Anwendungsfall: Sie wollen ein bestehendes Such-Templates kopieren und anpassen (entsprechende Berechtigungen werden vorausgesetzt). 

Löschen eines bestehenden Such-Templates

Anwendungsfall: Sie wollen/müssen ein bestehendes Such-Templates löschen (entsprechende Berechtigungen werden vorausgesetzt). 

Erstellen eines neuen Such-Templates (für Experten)

Anwendungsfall: Sie benötigen einen immer wieder erstellbaren Export mit Statistiken oder mit ganz spezifischen Anforderungen an Aussehen und Inhalt. In diesem Abschnitt wir vertiefter erklärt wie Sie in Ihren Such- und Export-Templates: 

• Statistiken hinzufügen
• Sortier-Reihenfolge von Feldern definieren
• Gruppierungen von Daten vornehmen
• Feldgruppen definieren
• Formatierungen wo möglich Anpassen

Wichtig:

• wir erklären hier die Erstellung eines Such-Templates für Tasks, die gleiche Funktionalität steht aber auch für Actions, Berichte, Ereignisse und Risk-Assessments zur Verfügung
• melden Sie sich wenn Sie spezifische andere Bedürfnisse haben, wir beraten Sie gerne in der Umsetzungen

Verwendung von verknüpften Objekten

Anwendungsfall: In einem Word-Bericht soll eine Excel-Liste eingefügt werden, die aber in einem bestimmten Format daherkommen soll

Voraussetzungen:

• es ist eine Excel-Datei erstellt worden, die
  • die Formatierungsbedürfnisse erfüllt
  • aus einem normalen Export-File (z.B. "Risiken nach Kategorie") eine formatierte Version dieser Daten erstellt (mittels Lookups, ...)
  • die an einem zentralen Ort gespeichert und für alle Benutzer zugreifbar ist  (alternativ kann sie auch lokal gespeichert sein wenn nur ein Benutzer sie verwenden will)
  • nennen wir diese Liste für unser Beispiel "Statistik_Risikobericht"
• das Word-Template mit der Verknüpfung zur Excel-Date "Statistik_Risikobericht" steht bereit (nennen wir das Word-Template "Risikobericht")

Step-By-Step Anweisung

1. Erstellen des normalen Export Files "Risiken nach Kategorie" (mit gewünschten Suchkriterien oder ausgewälten Risiken)
2. Kopieren des Inhaltes aus diesem File in das Excel "Statistik_Risikobericht"
3. Speichern
4. Nun steht als Zwischenschritt ein aktualisiertes, formatiertes File "Statistik_Risikobericht" zur Verfügung (das später im Word angezeigt werden soll)
5. Erstellen des Word-Exports "Risikobericht"
6. Bearbeitung aktivieren
7. Bestätigen, dass die Felder und Verknüpfungen aktualisiert werden sollen (jetzt sollten die aktuellen Zahlen aus "Statistik_Risikobericht" angezeigt werden) - Info: es können zwei solche Bestätigungen notwendig sein
8. Datei speichern unter dem gewünschten Titel
9. sofern automatische Felder wie Titel, Datum,... vorhanden sind: alles markieren (Ctrl & A) und mit F9 aktualisieren (dies kann für Fuss- und kopfzeilen separat auch noch nötig sein)
10. Nochmal speichern

Verwendung von Parametern in Dokument-Vorlagen

Hinweise:

• Parameter können in Kopf- und Fusszeilen nicht verwendet werden
• Parameter können sosol als Überschriften oder auch innerhalb von Text-Abschnitten verwendet werden