Hinweise für unsere Experten

Ausgangslage

• wir gehen davon aus, dass der Benutzer bereits ein Template angelegt hat, welches nun ergänzt und verändert werden soll. Siehe auch: Erstellen eines neuen Such-Templates (Kurzversion)

• Der Benutzer selektiert sein entsprechendes Template (via Klick auf "Suchoptionen" und Selektion des entsprechenden Templates) - in unserem Fall ein Task Template das verändert werden soll

• Mit einem Klick auf den Button "Template anpassen" kann der Benutzer alle Einstellungen im Template ändern

• Der Benutzer sieht nun das Template mit seinen Einstellungen im Bearbeiten-Modus und kann auf den verschiedenen Tabs seine Anpassungen vornehmen.

Exportfelder definieren (Tab Exportfelder)

• Mit dem Regelschieber "Vordefinierte Auswahl" können vom System vorgeschlagene Einstellungen verwendet werden. Zur Verfügung stehen: Kein, Minimal, Mittel, Viel oder Alles
• Mittels Klick auf eine Exportfelder-Gruppe können alle Felder der Gruppe mit einem Klick aus- oder abgewählt werden

• Selbstverständlich können die Felder aber auch ganz normal einzeln mit einem Klick aus- oder abgewählt werden

Hinweis: 

• Die Reihenfolge der ausgewählten Felder kann in einem späteren Schritt definiert werden (siehe "Exportfelder sortieren")

Statistiken hinzufügen (Tab Statistiken)

Auf dem Tab "Statistiken" kann der Benutzer über die gesuchten Daten spezifische Statistiken anlegen. Dies können sowohl tabellarische Statistiken, wie auch klassische Kuchen-Diagramme sein.

Um eine neue Statistik hinzuzufügen folgt der Benutzer folgenden Schritten:

• Nach einem Klick auf "Hinzufügen Statistik" zeigt das System eine leere Maske für eine neue Statistik an
• Der Statistik wird ein Name gegeben (dieser wird später als Excel-Sheet Name benutzt)
• Die Anzahl Achsen und
• die Achs-Werte werden bestimmt. Hier als Beispiel eine Statistik mit zwei Achsen: Rating und OE: das System soll also aufzeigen in wie die Tasks in den verschiedenen OE's bewertet wurden.

• es kann ein Chart für genau diese Statistik hinzugefügt werden mittels Klick auf das kleine Plus-Zeichen im Bereich "Charts"
• Die Farben für die Kuchendiagramme können anhand vordefinierten Farbpaletten ausgewählt oder manuell gesetzt werden
• es können jederzeit weitere Statistiken hinzugefügt werden
  
  
• Im Falle einer Statistik mit drei Achsen ist es elementar, dass das erste Feld der Z-Achse in allen relevanten Objekten vorkommt (Beispiel: bei Actions also ein Feld wählen, welches immer vorhanden und gefüllt ist, z.B. Actiontype). Das Feld kann auf "nur für Chart" gestellt werden und in den Charts unbenutzt bleiben, dann bleibt es unsichtbar und stellt dennoch sicher, dass nicht fälschlicherweise Resultate ausgeblendet werden.

• Jeder Achswert hat in sich noch Steuermöglichkeiten, nach einem Klick auf den Achswert kann beispielsweise
  • ein anderer Titel für die Achse vergeben werden
  • bestimmt werden, dass nur bereits abgeschlossene Tasks in die Statistik einfliessen sollen
  • auf spezifische OE's eingeschränkt werden
  • Feldabhängig gibt es weitere Möglichkeiten

Als Ergebnis unserer Beispiel-Konfiguration, erhalten wir im Excel folgendes Bild

Template teilen oder veröffentlichen (Tab Template)

Der Benutzer kann ein angelegtes Template mit anderen Mitarbeitern oder OE's teilen, damit sie es auch verwenden oder anpassen können. Er kann das Template aber auch öffentlich machen und damit mit der ganzen Unternehmung teilen (ohne Bearbeitungsmöglichkeit).

• Zum Teilen: nach einem Klick auf das Plus-Zeichen in der Tabelle "Geteilt mit" kann angegeben werden, mit welchem Benutzer oder mit welcher OE das Template geteilt werden soll. Zudem wird definiert, ob diese Person/en das Template auch bearbeiten dürfen. 
  Ein Template kann mit mehreren Personen/OE's geteilt werden. 
• Zum Veröffentlichen reicht das Aktivieren der Checkbox "Öffentlich".

Template als Schnellauswertung veröffentlichen 

Unter "Schnellauswertung" kann eingestellt werden auf welchen Seiten dieses Such-Template als Schnellauswertung (Button oben rechts im entsprechenden Screen) zur Verfügung stehen soll. Das Dropdown kann leer gelassen werden, falls diese Funktion nicht gewünscht ist.

Gruppierungen von Daten vornehmen 

Die zu exportierenden Daten können im Excel mit einer grauen Zwischenzeile gruppiert werden. Dazu setzt der Benutrzer einfach das Feld "Gruppiert nach" auf den gewünschten Wert. 

Hinweise

• Der Wert muss als Exportfeld ausgewählt sein, damit er überhaupt zur Verfügung steht
• Der Wert muss dem ersten Feld in der Auswertung entsprechen

Unternehmens-Spezifische Dokumentenvorlagen hinzufügen

Bei Bedarf können Dokumentenvorlagen für den Export hinzugefügt werden. Dies ist insbesondere hilfreich, wenn Firmen-Logos oder allgemeine / fixe Erklärungstexte im Bericht/Export erscheinen sollen. 

Es gibt zudem spezifische Felder die dynamisch in eine entsprechende Dokumentenvorlage eingefügt werden können, Details siehe unten oder fragen Sie bei Ihrem GoCompliant Support.

Feldgruppen umbenennen und Farben einstellen

• Der Benutzer kann mit einem Klick auf die Gruppenbezeichnung den Namen (und damit die Überschrift) der Feldgruppe verändern.

• Zudem kann er die Farbe für die Gruppe mittels klick auf das Farbensymbol anpassen.

Exportfelder sortieren / umbenennen  

• Sortierung: Der Benutzer kann in der Liste der Exportfelder die Zeilen mit der Maus verschieben, um die Sortierreihenfolge zu ändern (drag & drop).
• Feldnamen für den Export können angepasst werden, indem der Benutzer in die Zelle klickt und den Namen anpasst.
• Mittels Untergruppe kann im Excel eine weitere Headerzeile zum Gruppieren der Felder angelegt werden, indem der Benutzer einen Namen für die Untergruppe vergibt und diesen für jedes relevante Feld erfasst.