Für jedes Modul der GoCompliant Toolsuite gibt es entsprechende Such- und Exportmöglichkeiten um die Daten automatisiert und nach gewünschter Vorlage in Word oder Excel exportieren zu können.
Hier werden für einige hilfreiche Tipps und Anweisungen für spezifische Anwendungen dokumentiert:
Erstellen eines neuen Such-Templates (Kurzversion)
Anwendungsfall: Sie benötigen immer wieder die gleichen Suchkriterien und möchten diese gerne abspeichern um die Suche jederzeit mit wenigen Klicks wieder starten zu können. Die Such-Templates ermöglichen das Abspeichern und spätere Wiederverwenden von Suchabfragen, sowie der Definition welche Felder in einem anschliessenden Export zur Verfügung stehen sollen.
Wichtig: wir erklären hier die Erstellung eines Such-Templates für Tasks, die gleiche Funktionalität steht aber auch für Actions, Berichte, Ereignisse und Risk-Assessments zur Verfügung
Suchkriterien eingeben
- Im Menü IKS → Kontroll-Tasks werden standardmässig nur die offenen Tasks angezeigt.
- Mit einem Klick auf den Button "Suchoptionen" wird dem Benutzer die Möglichkeit geboten die Suchkriterien selber zu definieren.
- In unserem Beispiel suchen wir nach allen abgeschlossenen Tasks, die für das letzte Jahr (jeweils 01.01. - 31.12. des Vorjahres) ausgeführt wurden.
- Nach Eingabe der Suchkriterien kann der Benutzer die Suche mit einem Klick auf den Button "Suchen" starten.
Exportieren... (Such-Template definieren)
- Das System zeigt nun die entsprechenden Suchresultate an: oben sind die eingegebenen Suchkriterien angezeigt, unten in der Liste werden die gefundenen Tasks aufgelistet.
- Mit einem Klick auf den Button "Exportieren" kann der Benutzer die Export-Einstellungen vornehmen und seine Suche als Such-Template abspeichern (Details sind in den nächsten Schritten ersichtlich)
Exportfelder definieren (Tab Exportfelder)
- Auf dem Tab "Exportfelder" kann der Benutzer definieren welche Daten im Export gewünscht sind
- Wenn der Benutzer die gewünschten Felder ausgewählt hat, kann er seine Angaben mittels Button "Als Template speichern" abspeichern
Template benennen und speichern (Tab Template)
- Bevor man das Template speichern kann, muss mindestens ein Name vergeben werden. Versuchen Sie auch für andere sprechende Namen zu setzen, die klar aussagen was hier gesucht / exportiert werden soll. In unserem Beispiel: "Geschlossene Tasks Vorjahr"
- Anschliessend kann das Template mittels Button "Template speicher" (unten rechts) gespeichert werden.
Anwendungsfall: Sie haben sich ein Such-Template angelegt oder wollen ein öffentliches Such-Template benutzen.
In den Suchmasken
- Im Menü IKS → Kontroll-Tasks werden standardmässig nur die offenen Tasks angezeigt.
- Mit einem Klick auf den Button "Suchoptionen" wird dem Benutzer die Möglichkeit geboten ein bestehendes Such-Template auszuwählen.
- Im Screen mit den Suchkriterien kann oben rechts eines der bestehenden Such-Templates ausgewählt werden.
- Sobald die Auswahl getroffen ist werden die im Such-Template abgespeicherten Suchkriterien automatisch abgefüllt.
- Mit einem Klick auf den Button "Suchen" werden die entsprechenden Kontroll-Tasks gesucht und in der Resultat-Liste angezeigt
- Via die Buttons "Word exportieren" und "Excel exportieren" können die Resultate direkt herunter geladen werden. Dabei werden alle im Such-Template definierten Einstellungen (definierte Exportfelder, Namen, Statistiken, ...) berücksichtigt
Via Schnellauswertungen
- Such-Templates können als Schnellauswertungen verwendet werden, das heisst sie stehen den Endbenutzern beispielsweise auf "Meine Pendenzen" direkt zur Verfügung.
- Via Button "Schnellauswertungen" kann der Benutzer ein Template auswählen und angeben ob er die Resultate direkt exportieren oder am Screen sehen will.
Ändern eines bestehenden Such-Templates
Anwendungsfall: Sie wollen/müssen ein bestehendes Such-Templates anpassen (entsprechende Berechtigungen werden vorausgesetzt).
- Im Menü IKS → Kontroll-Tasks werden standardmässig nur die offenen Tasks angezeigt.
- Mit einem Klick auf den Button "Suchoptionen" wird dem Benutzer die Möglichkeit geboten ein bestehendes Such-Template auszuwählen.
- Im Screen mit den Suchkriterien kann oben rechts eines der bestehenden Such-Templates ausgewählt werden.
- Sobald die Auswahl getroffen ist werden die im Such-Template abgespeicherten Suchkriterien automatisch abgefüllt.
- Mit einem Klick auf den Button "Suchen" werden die entsprechenden Kontroll-Tasks gesucht und in der Resultat-Liste angezeigt.
- Via Button "Exportieren / Template anpassen" kann das bestehende Template editiert werden. Dabei können alle gemachten Einstellungen verändert werden.
- Hinweis: Alternativ können Sie auch ohne Suche mit einem Klick auf "Template anpassen" in den Bearbeitungsmodus wechseln.
- Mittels Klick auf "Template aktualisieren" werden die Daten aktualisiert und der Tab "Template" wird anschliessend angezeigt.
- Dort kann unten rechts mit dem Button "Template speichern" die neue Version des Such-Templates gespeichert werden und steht ab diesem Moment allen berechtigten Benutzern in der aktualisierten Version zur Verfügung.
Kopieren eines bestehenden Such-Templates
Anwendungsfall: Sie wollen ein bestehendes Such-Templates kopieren und anpassen (entsprechende Berechtigungen werden vorausgesetzt).
- Wie in "Ändern eines bestehenden Such-Templates" beschrieben, navigiert der Benutzer erst mal in den Bearbeiten-Modus für das entsprechende Such-Template.
- Bevor er Änderungen vornimmt, wechselt er in den Tab "Template" und erstellt mittels Klick auf den Button "Template kopieren" eine Kopie des Such-Templates.
- Nach der Vergabe eines neuen, sprechenden Namens kann die Kopie mittels Button "Template speichern" gespeichert und gemäss den Wünschen des Benutzers angepasst / ergänzt werden.
Löschen eines bestehenden Such-Templates
Anwendungsfall: Sie wollen/müssen ein bestehendes Such-Templates löschen (entsprechende Berechtigungen werden vorausgesetzt).
- Wie in "Ändern eines bestehenden Such-Templates" beschrieben, navigiert der Benutzer erst mal in den Bearbeiten-Modus für das entsprechende Such-Template.
- Dann wechselt er in den Tab "Template" und löscht mittels Klick auf den Button "Template löschen" mit sofortiger Wirkung das Such-Template. Es ist ab diesem Moment weder in den Schnellauswertungen noch in den Suchoptionen verfügbar.
- Wichtiger Hinweis: es gibt keine weitere Abfrage (im Sinne von "Sind Sie sicher...?") und auch keine Option das Template wieder zu reaktivieren!
Erstellen eines neuen Such-Templates (für Experten)
In Arbeit
Dieser Abschnitt wird später zur Verfügung gestellt! Wir arbeiten an den entsprechenden Dokumentationen.
Anwendungsfall: Sie benötigen einen immer wieder erstellbaren Export mit Statistiken oder mit ganz spezifischen Anforderungen an Aussehen und Inhalt. In diesem Abschnitt wir vertiefter erklärt wie Sie in Ihren Such- und Export-Templates:
- Statistiken hinzufügen
- Sortier-Reihenfolge von Feldern definieren
- Gruppierungen von Daten vornehmen
- Feldgruppen definieren
- Formatierungen wo möglich Anpassen
Wichtig:
- wir erklären hier die Erstellung eines Such-Templates für Tasks, die gleiche Funktionalität steht aber auch für Actions, Berichte, Ereignisse und Risk-Assessments zur Verfügung
- melden Sie sich wenn Sie spezifische andere Bedürfnisse haben, wir beraten Sie gerne in der Umsetzungen
Verwendung von verknüpften Objekten
Anwendungsfall: In einem Word-Bericht soll eine Excel-Liste eingefügt werden, die aber in einem bestimmten Format daherkommen soll
Voraussetzungen:
- es ist eine Excel-Datei erstellt worden, die
- die Formatierungsbedürfnisse erfüllt
- aus einem normalen Export-File (z.B. "Risiken nach Kategorie") eine formatierte Version dieser Daten erstellt (mittels Lookups, ...)
- die an einem zentralen Ort gespeichert und für alle Benutzer zugreifbar ist (alternativ kann sie auch lokal gespeichert sein wenn nur ein Benutzer sie verwenden will)
- nennen wir diese Liste für unser Beispiel "Statistik_Risikobericht"
- das Word-Template mit der Verknüpfung zur Excel-Date "Statistik_Risikobericht" steht bereit (nennen wir das Word-Template "Risikobericht")
Step-By-Step Anweisung
- Erstellen des normalen Export Files "Risiken nach Kategorie" (mit gewünschten Suchkriterien oder ausgewälten Risiken)
- Kopieren des Inhaltes aus diesem File in das Excel "Statistik_Risikobericht"
- Speichern
- Nun steht als Zwischenschritt ein aktualisiertes, formatiertes File "Statistik_Risikobericht" zur Verfügung (das später im Word angezeigt werden soll)
- Erstellen des Word-Exports "Risikobericht"
- Bearbeitung aktivieren
- Bestätigen, dass die Felder und Verknüpfungen aktualisiert werden sollen (jetzt sollten die aktuellen Zahlen aus "Statistik_Risikobericht" angezeigt werden) - Info: es können zwei solche Bestätigungen notwendig sein
- Datei speichern unter dem gewünschten Titel
- sofern automatische Felder wie Titel, Datum,... vorhanden sind: alles markieren (Ctrl & A) und mit F9 aktualisieren (dies kann für Fuss- und kopfzeilen separat auch noch nötig sein)
- Nochmal speichern
Verwendung von Parametern in Dokument-Vorlagen
| Anzuzeigende Informationen | Parameter in Dokumentenvorlage | Beispiel nach Export |
|---|---|---|
Risiko-Assessment Titel | [Bezeichung und Jahr] | Assessment Strategierisiken - ASR 2019 |
| Bereich | [Area] | HR |
| Zusatzfelder | [Zusatzfeldname] | |
Hinweise:
- Parameter können in Kopf- und Fusszeilen nicht verwendet werden
- Parameter können sosol als Überschriften oder auch innerhalb von Text-Abschnitten verwendet werden