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Für jedes Modul der GoCompliant Toolsuite gibt es entsprechende Such- und Exportmöglichkeiten um die Daten automatisiert und nach gewünschter Vorlage in Word oder Excel exportieren zu können.

Hier werden für einige hilfreiche Tipps und Anweisungen für spezifische Anwendungen dokumentiert:




Erstellen eines neuen Such-Templates (Kurzversion)

Anwendungsfall: Sie benötigen immer wieder die gleichen Suchkriterien und möchten diese gerne abspeichern um die Suche jederzeit mit wenigen Klicks wieder starten zu können. Die Such-Templates ermöglichen das Abspeichern und spätere Wiederverwenden von Suchabfragen, sowie der Definition welche Felder in einem anschliessenden Export zur Verfügung stehen sollen. 

Wichtig: wir erklären hier die Erstellung eines Such-Templates für Tasks, die gleiche Funktionalität steht aber auch für Actions, Berichte, Ereignisse und Risk-Assessments zur Verfügung


Suchkriterien eingeben

  • Im Menü IKS → Kontroll-Tasks werden standardmässig nur die offenen Tasks angezeigt.
  • Mit einem Klick auf den Button "Suchoptionen" wird dem Benutzer die Möglichkeit geboten die Suchkriterien selber zu definieren.




  • In unserem Beispiel suchen wir nach allen abgeschlossenen Tasks, die für das letzte Jahr (jeweils 01.01. - 31.12. des Vorjahres) ausgeführt wurden. 
  • Nach Eingabe der Suchkriterien kann der Benutzer die Suche mit einem Klick auf den Button "Suchen" starten.


Exportieren... (Such-Template definieren)

  • Das System zeigt nun die entsprechenden Suchresultate an: oben sind die eingegebenen Suchkriterien angezeigt, unten in der Liste werden die gefundenen Tasks aufgelistet.
  • Mit einem Klick auf den Button "Exportieren" kann der Benutzer die Export-Einstellungen vornehmen und seine Suche als Such-Template abspeichern (Details sind in den nächsten Schritten ersichtlich) 


Exportfelder definieren (Tab Exportfelder)

  • Auf dem Tab "Exportfelder" kann der Benutzer definieren welche Daten im Export gewünscht sind
  • Wenn der Benutzer die gewünschten Felder ausgewählt hat, kann er seine Angaben mittels Button "Als Template speichern" abspeichern



Template benennen und speichern (Tab Template)

  • Bevor man das Template speichern kann, muss mindestens ein Name vergeben werden. Versuchen Sie auch für andere sprechende Namen zu setzen, die klar aussagen was hier gesucht / exportiert werden soll. In unserem Beispiel: "Geschlossene Tasks Vorjahr"
  • Anschliessend kann das Template mittels Button "Template speicher" (unten rechts) gespeichert werden.


Benutzen eines Such-Templates

Anwendungsfall: Sie haben sich ein Such-Template angelegt oder wollen ein öffentliches Such-Template benutzen.


In den Suchmasken

  • Im Menü IKS → Kontroll-Tasks werden standardmässig nur die offenen Tasks angezeigt.
  • Mit einem Klick auf den Button "Suchoptionen" wird dem Benutzer die Möglichkeit geboten ein bestehendes Such-Template auszuwählen.


  • Im Screen mit den Suchkriterien kann oben rechts eines der bestehenden Such-Templates ausgewählt werden.
  • Sobald die Auswahl getroffen ist werden die im Such-Template abgespeicherten Suchkriterien automatisch abgefüllt. 
  • Mit einem Klick auf den Button "Suchen" werden die entsprechenden Kontroll-Tasks gesucht und in der Resultat-Liste angezeigt


  • Via die Buttons "Word exportieren" und "Excel exportieren" können die Resultate direkt herunter geladen werden. Dabei werden alle im Such-Template definierten Einstellungen (definierte Exportfelder, Namen, Statistiken, ...) berücksichtigt


Via Schnellauswertungen

  • Such-Templates können als Schnellauswertungen verwendet werden, das heisst sie stehen den Endbenutzern beispielsweise auf "Meine Pendenzen" direkt zur Verfügung.
  • Via Button "Schnellauswertungen" kann der Benutzer ein Template auswählen und angeben ob er die Resultate direkt exportieren oder am Screen sehen will.



Ändern eines bestehenden Such-Templates

Anwendungsfall: Sie wollen/müssen ein bestehendes Such-Templates anpassen (entsprechende Berechtigungen werden vorausgesetzt). 


  • Im Menü IKS → Kontroll-Tasks werden standardmässig nur die offenen Tasks angezeigt.
  • Mit einem Klick auf den Button "Suchoptionen" wird dem Benutzer die Möglichkeit geboten ein bestehendes Such-Template auszuwählen.


  • Im Screen mit den Suchkriterien kann oben rechts eines der bestehenden Such-Templates ausgewählt werden.
  • Sobald die Auswahl getroffen ist werden die im Such-Template abgespeicherten Suchkriterien automatisch abgefüllt.
  • Mit einem Klick auf den Button "Suchen" werden die entsprechenden Kontroll-Tasks gesucht und in der Resultat-Liste angezeigt. 


  • Via Button "Exportieren / Template anpassen" kann das bestehende Template editiert werden. Dabei können alle gemachten Einstellungen verändert werden. 


  • Hinweis: Alternativ können Sie auch ohne Suche mit einem Klick auf "Template anpassen" in den Bearbeitungsmodus wechseln.


  • Mittels Klick auf "Template aktualisieren" werden die Daten aktualisiert und der Tab "Template" wird anschliessend angezeigt.
  • Dort kann unten rechts mit dem Button "Template speichern" die neue Version des Such-Templates gespeichert werden und steht ab diesem Moment allen berechtigten Benutzern in der aktualisierten Version zur Verfügung.


Kopieren eines bestehenden Such-Templates

Anwendungsfall: Sie wollen ein bestehendes Such-Templates kopieren und anpassen (entsprechende Berechtigungen werden vorausgesetzt). 


  • Wie in "Ändern eines bestehenden Such-Templates" beschrieben, navigiert der Benutzer erst mal in den Bearbeiten-Modus für das entsprechende Such-Template.
  • Bevor er Änderungen vornimmt, wechselt er in den Tab "Template" und erstellt mittels Klick auf den Button "Template kopieren" eine Kopie des Such-Templates. 



  • Nach der Vergabe eines neuen, sprechenden Namens kann die Kopie mittels Button "Template speichern" gespeichert und gemäss den Wünschen des Benutzers angepasst / ergänzt werden.


Löschen eines bestehenden Such-Templates

Anwendungsfall: Sie wollen/müssen ein bestehendes Such-Templates löschen (entsprechende Berechtigungen werden vorausgesetzt). 


  • Wie in "Ändern eines bestehenden Such-Templates" beschrieben, navigiert der Benutzer erst mal in den Bearbeiten-Modus für das entsprechende Such-Template.
  • Dann wechselt er in den Tab "Template" und löscht mittels Klick auf den Button "Template löschen" mit sofortiger Wirkung das Such-Template. Es ist ab diesem Moment weder in den Schnellauswertungen noch in den Suchoptionen verfügbar.


  • Wichtiger Hinweis: es gibt keine weitere Abfrage (im Sinne von "Sind Sie sicher...?") und auch keine Option das Template wieder zu reaktivieren!


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