Setup einer Kontrolle

Begriffsdefinition

In einer Kontrolle beschreibt der Control Expert:

• welche Thematik behandelt wird,
• welche Risiken mitigiert werden,
• welche Schritte durchzuführen sind, um zu dem Kontrollrating zu kommen,
• wie die Details der Ausführung und des Signoff geregelt sind,
• welche Hilfsmittel (Anhänge oder Links zu Applikationen oder Weisungen) dem Endbenutzer für die Ausführung zur Verfügung stehen.

Übersichtsseite und Neuerstellung

Eine Übersicht der im System vorhandenen Kontrollen wird via Menü Kontroll-Setup → Kontrollen angezeigt. Bei Klick auf das Plus-Zeichen wird eine neue Kontrolle erstellt und die Bearbeitungsseite der neuen Kontrolle angezeigt (bezüglich der anderen in der Tabelle zur Verfügung stehenden Funktionen siehe Abschnitt Icons und ihre Funktionen).

Bearbeitungsseite: Risiken und weitere Klassifizierungen

• Risiken: Hier kann angegeben werden, welche Risiken diese Kontrolle mitigiert. Als Risikobaum wird der konfigurierte Risikobaum verwendet (Menü Kontroll-Setup → Risiko-Inventar → Risiko-Bäume). Falls mehrere Risikobäume im System konfiguriert sind, wird über einen System-Parameter bestimmt, welcher Risikobaum im Kontroll-Setup verwendet werden soll (siehe Betriebshandbuch Abschnitt Systemparameter).
• Zusätzliche Klassifizierungen (kundenspezifisch): Hier wird eine konfigurierbare Liste von zusätzliche Klassifizierungsfelder angezeigt. Bei Auswahl eines oder mehrerer zusätzlicher Klassifizierungsfelder erscheinen diese und können vom Benutzer ausgefüllt werden. Die Konfiguration der zur Verfügung stehenden Klassifizierungsfelder erfolgt über das Menü Sys Admin → Konfig. Kontroll-Setup → Klassifizierungstypen.

Bearbeitungsseite: Texte

• Feld Mehrsprachig: Per Default ist eine Kontrolle einsprachig gehalten. Soll jedoch jedem Benutzer der Titel, die Beschreibung und die Ergebnisanleitung in seiner/ihrer Sprache angezeigt werden, so kann die Kontrolle als mehrsprachig deklariert werden, wodurch natürlich wesentlich mehr Felder verlangt werden (maximal sind 4 Sprachen möglich). Wird ein Feld einer Sprache leer gelassen, so fällt das System auf die Hauptsprache zurück.

Bearbeitungsseite: Task Konfiguration

• Signoff erforderlich: Wenn aktiviert, besteht der Kontroll-Task (siehe Kontroll-Task Workflow) aus einem Performance- und einem Signoff-Step.

• Anhänge: Je nach Auswahl in diesem Feld ist das Hochladen von Anhängen während der Kontroll-Task Ausführung für den Endbenutzer erlaubt, nicht erlaubt, oder erforderlich.
• Rating-Set: Bestimmt die möglichen Ratings, die dem Endbenutzer während der Kontroll-Task Ausführung zur Auswahl angeboten werden.
• Kommentar erforderlich bei: Bestimmt abhängig vom Rating, ob der Endbenutzer während der Kontroll-Task Ausführung einen Kommentar erfassen muss.
• Action erforderlich bei: Bestimmt abhängig vom Rating, ob der Endbenutzer während der Kontroll-Task Ausführung eine Action erfassen muss. Das Feld ist nur aktiv, wenn das nächste Feld nicht leer ist:
• Zugehöriger Actiontyp: Ist dieses Feld nicht leer, wird dem Endbenutzer ermöglicht (bzw. vorgeschrieben, siehe voriges Feld), während der Kontrollausführung eine Action zu erfassen. Was für ein Typ Action das ist, wird durch dieses Feld vorgegeben.
• Task Details sind crossborder-geschützt: Wenn aktiviert, so sehen Benutzer aus einem anderen Land als dem Task-Land keine Details des Kontroll-Tasks, auch wenn sie eigentlich leseberechtigt sind. Als Task-Details zählen: Kommentar, Anhänge und Logbuch.
• Unbearbeitete Tasks verwenden neueste Kontroll-Version: Wenn aktiviert, wird bei noch unbearbeiteten Kontroll-Tasks (d.h. der Ausführende hat noch keinen Kommentar erfasst, keinen Anhang hochgeladen und kein Rating vergeben) immer die neueste Kontroll-Version verwendet. Wenn nicht aktiviert, gilt die Version, die beim Auslösen des Tasks aktuell war.

Bearbeitungsseite: Links und Anhänge

Hier können Links auswählen und Anhänge hochgeladen werden, die dem Endbenutzer während Ausführung/Signoff des Kontroll-Tasks angezeigt werden sollen.

Bearbeitungsseite: SmartControl

Die Funktionalität "SmartControl" dient dazu, Datensätze (z.B. Stichproben) ins System hochzuladen, die dann dem Endbenutzer während Ausführung/Signoff des Kontroll-Tasks eingeblendet werden. Mittels konfigurierbarer Bewertungsfelder werden diese Datensätze vom Endbenutzer einzeln bewertet.