Im Rahmen des IKS werden die Benutzer mit verschiedenen Emails informiert. Das System erinnert, warnt und eskaliert fällige Kontrolltaks je nach Einstellungen im Kontroll-Setup. 

Details zum Kontroll-Setup siehe auch folgende Links und Themen: 

  • Setup einer Periodizität                  => Definition WANN Erinnerungen, Warnungen und Eskalationen per Email  verschickt werden sollen (immer in Bezug auf das Fälligkeitsdatum des Kontroll-Tasks) 
  • Setup einer Empfängergruppe       => Definition OB und AN WEN Erinnerungen, Warnungen und Eskalationen per Email  verschickt werden sollen (zentrale Stellen zusätzlich möglich)


Beim Setup stellen sich immer mal wieder die Fragen an wen und wann genau eskaliert wird, aus diesem Grund haben wir die gültigen Regeln hier im WIKI zusammengstellt.

Inhalt dieser Seite: 

WANN: Übersicht Ablauf und Eskalation Kontrollen

In der Periodizität werden die zeitlichen Aspekte der Emails definiert. Nachfolgend ist ersichtlich welche Parameter sich wie genau auf den konkreten Ablauf auswirken.

Wichtig zu verstehen ist dabei,

  • dass die zeitlichen Angaben für Erinnerungen und Mahnungen immer in Zusammenhang mit dem Fälligkeitsdatum von Performance und Signoff zu verstehen sind.
  • Die Eskalation hingehen bezieht sich auf die Gesamtfälligkeit des Tasks und wir nur einmal ausgelöst.


An WEN wird eskaliert: Übersicht der verschiedenen Setup-Möglichkeiten

Empfängergruppen-Setups

Alle nachfolgenden Szenarien haben das gleiche Grund-Setup bezüglich Mitarbeiter und OE-Daten. Nur die Empfängergruppen sind unterschiedlich aufgesetzt.


Szenario 1 (Default):  Der Kontroll-Task ist Mitarbeiter-basiert aufgesetzt (kein Kollektiv-Task):

Die Eskalation erfolgt immer an den Vorgesetzten des Task-Owners (Mitarbeiter) gemäss Mitarbeiter-Setup. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Task-Owner die Kontrolle ausführen oder visieren soll (der Mitarbeiter kann also Signer oder Performer sein).

Szenario 2:  Der Kontroll-Task ist OE-basiert aufgesetzt (kein Kollektiv-Task):

Die Eskalation erfolgt immer an den OE-Manager der Task-Owner-OE gemäss OE-Setup, dabei spielt es keine Rolle ob der Task-Owner die Kontrolle ausführen oder visieren soll (die OE kann also Signer oder Performer sein).

Szenario 3:  Der Kontroll-Task ist ein Kollektiv-Task (gemischt aufgesetzt):

Die Eskalation erfolgt an den OE-Manager der Task-OE gemäss OE-Setup solange die Ausführung pendent ist. Sobald der Signoff pendent ist, erfolgt die Eskalation an den Vorgesetzten des Signers gemäss Mitarbeiter-Setup.

Beispiel

Beispiel

Beispiel


  • Die Eskalation der Kontrollausführung (Performer erledigt die Kontrolle nicht) erfolgt an den Vorgesetzten Philipp Rothstein.
  • Die Eskalation der Kontrollvisierung (Signer erledigt die Kontrolle nicht) erfolgt an den Vorgesetzten Frank Beich.
  • Die Eskalation der Kontrollausführung (Performer erledigt die Kontrolle nicht) erfolgt an OE-Managerin Heike Muench.
  • Die Eskalation der Kontrollvisierung (Signer erledigt die Kontrolle nicht) erfolgt an OE-Manager Frank Beich.
  • Die Eskalation der Kontrollausführung (Performer erledigt die Kontrolle nicht) erfolgt an OE-Managerin Heike Muench.
  • Die Eskalation der Kontrollvisierung (Signer erledigt die Kontrolle nicht) erfolgt an den Vorgesetzten Frank Beich.

Hinweise

  • Falls der Vorgesetzte eines Performers nicht

    gesetzt ist, kann kein Eskalations-Email verschickt werden.

  • Es ist ein Fallback implementiert falls der Vorgesetzte des Signers leer ist. In diesem Fall wird die Eskalations-Email an den Vorgesetzten des Performers verschickt.

Hinweise

  • Die Task-Owner OE kann unterschiedlich zur Task-OE sein. Massgebend ist die Task-Owner OE.
  • Falls in der Task-OE kein OE-Manager gesetzt ist, kann kein Eskalations-Email verschickt werden.

Hinweise

  • hier gibt es weitere Szenarien, so kann beispielsweise der Signer auch OE-basiert aufgesetzt sein, in dem Fall erfolgt die Eskalation an den OE-Manager der globalen Task-OE (identisch zur Eskalation der Ausführung).
  • Falls in der Task-OE kein OE-Manager gesetzt ist, kann kein Eskalations-Email verschickt werden.

Allgemeine Regeln (gültig für alle Szenarien)

  • Die Eskalation findet immer nur genau einmal statt

  • Die Eskalation stoppt alle anderen Warnungs- und Erinnerungsmail

  • Welche Emails für welchen konkreten Task bereits ausgelöst wurden, ist in der Applikation ersichtlich: im Task selber, Tab "Kontakte und Details" unter "Emails" sind die Emails alle aufgelistet und einsehbar